HR系統助力人資轉型 台灣文具大廠利百代 戰勝一例一休

利百代人資轉型、企業蛻變,HR系統戰勝一例一休

文/張吟綺.攝影/張楚陽

「人情是利百代最大的優勢,也是最大的包袱。」利百代協理張正昇破題點出公司目前最難處理的問題,也帶出了對於系統制度化管理的期盼。
成立七○年的老字號文具大廠─利百代國際實業股份有限公司,生存在現代社會深感紙本化作業的不足,面臨節節攀升的成本已難以招架;另一方面,政府不斷調整、翻修的勞基法令,更讓利百代疲於奔命,因而決心攜手鼎新走向資訊化之路。

台灣文具業活歷史 七十年「陪著你長大」

利百代打印水、彩色筆、各式常用文具…相信大家對這些都不陌生,「陪著你長大」的口號不僅是廣告詞,更是身為台灣文具業活歷史的最佳見證。

成立於一九四八年,利百代從自產自銷的初創期,到年營業額十億的文具集團,始終秉持著誠信踏實、研發創新的經營策略,以品質第一為自我要求,自產文具、代理品牌及紙類為三大營利來源,期許成為辦公室的第一品牌。

礙於國際競爭激烈,獲利逐漸變得困難。利百代協理張正昇不諱言:「以前只看到前端的業績,未察覺後端隱形成本,導致本業虧損。為了抓出過往被忽視的缺口,公司決定跟鼎新攜手合作,第一步就從HR系統開始,希望在制度化的管理及紀錄下, 達到流程優化、精進經營的目的。」

系統取代打卡算考勤 避免耗時費力錯誤多

「剛到職時,利百代的廠區考勤都是紙卡作業,每到月底需蒐集紙卡,逐一登打到Excel 核算出缺勤、遲到及加班費;再提供薪水總表給總公司財務部核發,平均需要三天工時,甚至要加班才能完成結算的例行工作,實在太浪費時間。」利百代總公司人資專員卓美如坦承一開始對於公司的紙本化作業並不適應,但在導入系統初期,因傳產不喜變動的特質,也曾遇到不少內部雜音。

利百代電腦室資訊副理林明佳說,在利百代工作的人,年資都非常資深,對系統抗拒性也較重。HR 系統上線初期,電腦室及HR部門總是有接不完的電話、希望排除系統問題,如忘記帳密、怕Key錯等。

為此電腦室及HR部門甚至直接前進各廠區,直接在每台電腦上安裝教學、安排教育訓練,盡可能降低基層人員的恐懼及不安,經過三個月的混亂期,系統才平穩順利地成功上線,獲得大家認同。

利百代中壢廠區人資專員劉千葒表示,導入系統後月結薪資不僅人力節省一半,出錯率更是大大降低,只要半天即可算出薪水總表。「透過系統掌握考勤異常並追單,不僅可確保準確性,也可適時提醒員工。」卓美如也笑著說出使用HR系統的好處。

新法限制加班 系統卡控總時數

然而一例一休新制下,利百代面臨了更嚴苛的考驗。「除了休假日加班費飆高二.七一四倍,特休假天數增加,最大癥結點是未放寬延長加班總時數,提供企業彈性運用加班的自主權。」利百代財務經理林宇舜直指新法帶來的衝擊,除了暴增的人事成本外,也因加班時數限制、產能降低,無法接下急單,直接影響營收。

面對法令,企業雖無權修改,但可靠系統控管有效因應,薪資單也趁此次導入一併優化,「員工都說『現在的薪資條變得很漂亮』」劉千葒打趣地模仿員工反應,她說目前各區薪資制度已統一,薪資單很清楚標示出缺勤狀況、剩餘特休假等,員工也可自行進系統快速查詢。

》下一頁請繼續閱讀:HR應用為集團帶來更多效益

填表免費索取 最新一期《企業通雜誌》