鼓樂文創躍升之路 十鼓文創 HR紮根轉型第一步

文/張馨倚

十鼓仁糖文創園區坐落於台南市郊處,藉著幽靜的森林小徑與喧鬧的市區隔離,是一座親近文化藝術的新天地。2005年由十鼓接手重新規劃,以活化閒置空間的概念,將昔日台灣糖業公司仁德車路墘糖廠,賦予百年歷史的糖廠風華重現,融入十鼓獨創之台灣特色鼓樂,化身為亞洲第一座鼓樂主題國際藝術村。

如今,十鼓文創經營版圖逐漸擴大,遍布補習班、觀光園區、餐飲和飯店等,從十人規模至今已達三百多位的正兼職人員。面臨高達百個班次別和跨行業經營的特殊計薪方式,讓採用傳統Excel計薪模式的人資單位在作業執行時相當困擾。為此,十鼓開始思考未來的展望藍圖和營運規劃,選擇鼎新HR (人力資源),開啟資訊系統化管理之路

即時掌握考勤資料  薪資核算輕鬆做

十鼓經營範疇遍布全台各地,專職處理員工薪資的總管理處人資部專員 葉渝琦(以下稱葉小姐)回憶起未資訊化前的狀況:「每次處理薪資都要5-6天時間!」

她表示員工出勤模式為刷紙卡,月底時都要耗時費力地催促各地窗口繳回出勤文件,原排定的核算時程幾乎在等待資料,相當缺乏效率。

她也強調,當時工作量集中在月初,慌忙緊湊的作業時程,不僅無法覆核驗證,當資料異常亦無法即早追溯,造成補發、補扣的窘境!

相較如今的資訊化處理模式,各地員工透過線上打卡即時回傳出勤資料,縮短整體的作業時間

而且,實質關帳的動作也讓第一線的葉小姐很有感觸:「現在我可以分散時間、分區段處理,只要3天即完成百位員工的薪資核算。」認為提升檢測覆核次數、增加準確率,對員工而言無非是一種負責任的態度!

資訊化落實「防呆」效益  提升內控稽核嚴謹度

法令日新月異,勞健保扣除額會依據員工的加退保而調整。

十鼓因休閒產業特性多為兼職人員,面對頻繁的加退保異動次數,多年來以Excel人工核算勞健保時,容易因人員資料異動、薪資結構改變,造成建檔問題和金額錯誤等狀況,著實為十鼓帶來不小的困擾。

「採用資訊系統計算勞健保的效益在於『防呆』!」總管理處人資部副理 黃惠琴(以下稱黃副理)認為,這部份系統真的幫忙很大,不僅加強內控稽核能力,現在採用系統驗勞健保時,整體準確率提升到99%!

(左二)總管理處人資部副理 黃惠琴、(左三)總管理處人資部專員 葉渝琦,與鼎新電腦市場活動部人員合影

因應資訊化調整組織架構  步步成長突破學習框架

擁有十餘年資歷的黃副理,訴說著自己與十鼓文創一步步的成長過程,故事回憶湧上心頭。

無論是大至高聳佇立的蜜糖罐建築、小至園內的斑駁石塊,任何一處小角落都賦予著故事等待挖掘,黃副理娓娓道來十鼓不懈的生命力,提到每一位員工的成長她都看在眼裡,特別是此次的HR系統導入,對於十鼓而言更是一種與時俱進的成長與突破!

為因應系統所需,在組織架構中做了前所未有的調整,建立一對一的主管制與職務代理人觀念,開啟嚴謹的內控管理,無論是主管或職員皆能有制度的清楚掌握工作進度。

「每個人都懼怕去突破自己、不願意去做自己沒做過的事情‥」黃副理回憶起導入過程的陣痛期苦笑著表示,當員工面臨難捱的不適應和反彈聲,諸多抱怨讓人資單位成為眾矢之的。

然而,在高層的支持與鼓勵下,人資單位扮演著溝通橋梁、耐心地解釋與安撫情緒。

「同仁從無法接受到自我突破,他們滿滿的成就感難以言喻。」黃副理笑著說,不曾碰過電腦的資深員工,一步步學習如何敲打鍵盤直至擔任助教細心教導,對他們而言亦是種成長與自信提升呢!

匯聚心力齊心向前  靈魂人物支撐專案成功

十鼓文創經過數月的系統導入歷程,成功開花結果!

身為專案負責人的黃副理強調,專案能如期上線是大家同心協力的結果,每一個員工猶如細小的螺絲配件,成就著機器輪轉的重要動力、缺一不可;而且過程中擁有高層的支持與鼓勵,也是大家撐過陣痛期的重要支柱。「專案歷程中,謝十董事長是重要的靈魂人物,給予我們很大的力量!」

回憶起謝董事長正向鼓勵的領導方式,帶領全體同仁匯聚心力、齊心向專案目標邁進,謝董事長是非常重要的幕後推手。

此外,十鼓也感念鼎新電腦的用心,無論是處處以客戶為出發點設想的張怡蘋顧問,亦或即時排除狀況的客服單位,皆讓十鼓銘記於心。

建構創櫃藍圖 資訊應用再升級

鼎新電腦此次榮幸能與十鼓文創合作,率先協助導入HR系統基礎,未來十鼓文創計畫邁向創櫃版圖,無論在財務、進出貨和採購等領域,期許皆能落實ERP應用、穩固資訊化管理根基,同時為擴大旅宿產業版圖所需,票務及房務管理亦是未來的資訊管理重點!