零壹科技 從IT到DT的跨界新思維

面對營業額的大幅成長,二○一三年零壹科技重新思考企業營運資金管理升級的佈局,偕同跨部門的力量,制定系統整合關鍵評估要素。

資訊化 帶動公司前進的火車頭

零壹科技資訊管理處長周良一(以下簡稱周處長)表示:「零壹是以資訊化帶動公司前進的火車頭」。

零壹一直關注新的法規與議題,並在適當的時機尋求合適的工具來推動與導入。二○一三年二代健保議題與國際會計準則IFRS接軌完成後,有鑑於近年來金融環境變動快速,資金調度管理無法因應需求無法做到即時、預測與模擬,營運風險相對提高。

於是與財務部門著手規劃如何提升資金運籌能力,因此營運資金管理系統化以及運用效益最大化成為零壹科技IT部門與財務部門的首要目標。為了讓高層了解資金系統管理需求,以及對未來系統整合後的效益產生與營運效能的期待,從ERP升級到導入到各項子系統模組整合,必須預設許多議題與解決方案;在多方考量下,再度與鼎新系統接軌。

當時的評估標準有二:「一是功能,因為資訊業的變動快速,;二就是配合廠商的技術與支援能力,『我們的案子其實都很趕,很感謝鼎新都能即時支援與配合。』」周處長說。

鼎新從零壹科技面臨的資金管理系統議題切入,協助零壹科技釐清對於資訊應用的需求與遭遇的問題,針對行業特性打造差異化解決方案,再次開啟合作的契機。

整合跨部門力量 達成最佳資金管理效益

此次營運資金管理系統的整合,仰賴零壹科技的資訊管理處與財務管理處的跨部門連動密切的合作,經過多次磨合以及人員溝通配合,共渡系統導入建置的陣痛期,上下協調達成共識,讓績效產生相對價值,是零壹營運資金管理系統導入不可或缺的成功關鍵。

零壹財務處長金可玫(以下簡稱金處長)回憶,於二○一三年即開始與資訊管理處討論如何推動資金系統化,零壹對於外幣運作及避險都很謹慎,但當時對資訊掌握度有限,只能抓取大筆數與大金額的項目作重點管理。

金處長表示:「IT資服業的變動性大,流動資金大,且多為國外進口產品,相對於外幣的調度與避險是非常重要的。」當時初步將資金管理系統規劃成三種樣版(S/M/L),可以推測預估3個月、6個月或1年的資金需求,才能符合零壹IT產業代理商營運模式。

周處長則補充:「我們一直在蒐集相關資訊因應產業變化,『財務工程大改造』這字眼真的是非常貼切,過程中也發現這套系統工程的基礎架構完善,之後只需要這基礎架構往上加乘。」

對零壹IT部門而言,導入TIPTOP系統與BI商業智慧建構資訊與管控平台,可以使用TIPTOP串聯BI報表,做出不同角度的資金分析以及管理目標。資金狀況全面由系統自動化產出,提高資金安全度,報表可彈性調整,應對市場波動改變。

營運資金管理系統的整合 仰賴零壹科技資訊管理處與財務管理處的跨部門連動密切合作
營運資金管理系統的整合 仰賴零壹科技資訊管理處與財務管理處的跨部門連動密切合作

搭建夢想舞台 創造IT價值

目前雲端計算、大數據、互聯網等技術應用急遽發展之下,不僅對企業發展造成巨大的衝擊,IT在公司扮演的角色與定位將重新定位!如何站在趨勢浪潮上,跨界與開放思維,累積專業知識與正確價值觀,是CIO需要提前布局與思考的議題。

以公司整體佈局而言,利用資訊系統的導入與建置,主要目的在於梳理與再造企業營運流程,牽涉到跨部門、功能、文化的組織程序調整與整合,IT必須從過去後勤支持的角色,調整為前線領頭羊,才能順利推動與完成專案目標。

例如,系統導入效益之一就是減少人力的耗工耗時與人為疏失,「時間縮減與效率提升」是最重要的指標。周處長舉HRM時間管理系統例:「過往兩百位員工點名,每天耗時20分鐘,以一個月22天個工作天來算為基準,一個月就必須耗費8小時來完成點名;但系統整合完畢後,只需要至多3 秒就可以完成點名作業。」

「省下來的時間是不是可以做很多事情?」以時效性這一指標讓員工與高層對資訊系統產生價值認同。

周處長回憶,當初與鼎新重啟合作,還有一個關鍵,就是看中系統建置過程的技術轉移之外,可以提升零壹IT人員的業技術能力。除了維護系統功能,協助公司後勤支援外,還可以從中學習創新,突破瓶頸,跳脫以往被動輔助的角色,轉而朝向公司策略性的角色。「讓工程師不單只是工程師而已,要讓他產生自我價值的認同」,周處長強調。

與時俱進 累積知識與價值觀

資訊化的目的無非就是希望透過資訊系統的整合,讓公司可以精準即時的掌握市場脈動,加速決策分析,減少人工作業時間。零壹科技財務工程改造的系統導入,結合新概念與公司成長需求,讓部門有發揮空間以及成長的契機,可以跨產業跨領域的了解資訊系統的運用,交叉學習。

為了加強部門同仁的創新,每一年都會有新的專案與挑戰,現在零壹關注的是行動商務上的變革,讓人員在外也能利用行動裝置上網工作,提高公司的生產效率與人員專業價值。

除了掌握產業特性與變化,周處長認為:「專業技術的需求與分析亦是一大挑戰。」隨著雲大互發展,從IT演進到DT時代。DT時代來臨,除了基本技術,還需具備資料分析與判斷的專案管理本事;

如何利用大數據為企業服務,通過商業智慧以及高級分析應用將其價值發揮到最大,本身的專業技術需要不斷精進,也須擁有解決問題的能力。如何在每日龐大的資訊中擷取核心資料轉化為核心價值,不讓人員的思維出現斷層,是必須與時俱進的進修課題。挖掘資訊系統的深層價值,是周處長對未來部門的期許。

掌握資訊優勢主動出擊 整合系統應用產生新價值

順暢的營運資金管理是企業發展穩定的基石,零壹科技在推動系統化的過程中,高層的認同與決策至關重要,董事長林嘉勳先生了解公司營運需求之後,表達對於資金管理系統導入的高度支持與肯定,認同系統整合後對於市場趨勢的掌握度,並減少不必要的匯兌損失。

面對日益激烈的市場競爭與產業趨勢變化,以及互聯網的發展,未來零壹科技將持續掌握市場脈動,希望除了是專業的企業IT Solution Provider之外,同步關注行動商務趨勢,面對雲端平台的管理以及客戶的需求,彰顯服務價值,引進新的技術產品,深化與原廠及客戶間的關係,結合代理專業與服務,透過資訊系統的整合應用產生新價值。

工業4.0成熟度評量