酷訊搜索 優雅轉型電子發票 節省工時提升企業形象 | 企業通

酷訊搜索 優雅轉型電子發票 節省工時提升企業形象

酷訊搜索健全財務體質,節省工時提升企業形象

文/潘孟絹.攝影/陳晴玉、于文竹

鼓勵團隊建言 營造公司共好

▲電子發票全面因應

入位於台北內湖的酷訊搜索股份有限公司辦公室,迎面而來一面黑板,

▲酷訊搜索 孟逸錤執行長:「電子發票證明了酷訊的專業。使用後,客戶及團隊的
滿意度高,覺得酷訊是很專業的、很先進、有制度化公司。」

上面寫著酷訊的企業文化,酷訊英文名為KooData,源自芬蘭文,意即「編碼」。主要經營廣告業務,以「讓廣告變得簡單」作為企業經營理念,致力於將複雜的網路廣告數據,簡化為人人都看得懂的資訊。

雖然創立不久,但因酷訊搜索 執行長孟逸錤曾任職於公關公司、科技公司、廣告公司,建立起紮實的實力與人脈,加上創業團隊的強力後援,使得酷訊創立後業績迅速破億。

孟逸錤表示:「我常常跟團隊說KooData每個人都是主角, 需要大家一起成就這間公司,並鼓勵員工在工作上盡可能表現,把舞台留給他們;我希望用新的方式管理,所以不斷精進自己,了解現在的年輕人的想法與喜好,鼓勵他們可以提出瘋狂的想法,讓他們事事參與討論。」因為這樣的風氣,酷訊的員工樂於向公司建言,共同讓公司朝更好的方向前進。

業務快速成長 發票需求大增

二○一五年成立後,酷訊穩健成長,業務量不斷增加,發票開立需求大增,原有的手開發票方式造成財務部門極大負擔,每天都要花費整個上午,甚至一天來整理、開立及寄送發票,便興起將發票資訊化的念頭。

▲酷訊搜索 洪雪玉財務經理:
導入鼎新電子發票可以減少行政作業,且
系統能直接生成發票寄給客戶,並直接入
帳生成營業稅申報資料。

酷訊搜索 財務經理洪雪玉:「原先想轉換電子計算機發票,申請時國稅局說明電子計算機發票即將落日, 建議改申請電子發票,於是便決定導入電子發票。」孟逸錤補充:「財務經理覺得導入電子發票可以減少行政作業;這個舞台屬於酷訊團隊,只要有好的建議,合理並且可以說服我,我都會同意。」

拍板定案後,酷訊便著手導入事宜,但經過多方的研究與比較,洪雪玉發現電子發票的規定非常繁雜: 「上了幾次課程,發現站在財會人員立場,有太多需要資訊人員共同參與的過程,如果直接上國稅局的大平台登打,其實花費時間跟手開發票差不多;基於成本考量,我們也曾查詢坊間的加值中心,但發現會產生系統架接問題,造成重工,最後還是決定選擇鼎新,因為系統能直接產生發票寄給客戶,直接入帳再生成營業稅申報資料,這是選擇鼎新的主因。」洪雪玉分享。

走過轉換磨合期 節省五十%工時

由手開發票轉換至電子發票,酷訊團隊沒有遇到太多的不適應及轉型困難,「系統上線過程中一定有磨合期,但我感覺到鼎新很專業,系統非常友善,鼎新會不斷透過客戶的反饋改善系統。整個酷訊團隊,包括財務經理及其他員工,經由一、兩週不停宣導,雖然部分使用上還不是很熟悉,但並沒有負面的聲音出現,大約兩周的時間就成功磨合。」導入成功後,酷訊內部皆感受到明顯的差異。

「從手開發票到電子發票,對財務人員影響很明顯,不僅節省開發票、打入系統及入帳的時間,開完發票也不用再整理手開發票的郵件,減少了郵寄時間及寄件郵資。以前幾乎整個早上,甚至過中午後都還在開發票跟寄發票,現在使用電子發票,只花費不到一半時間開發票,系統也同時入完帳並串接到營業稅。」洪雪玉笑道。

「導入系統後,財務經理事情少很多,所以不用再添加人力,雖然投資了系統,但節省了人力成本,我覺得是值得的。因為流程簡化,開錯發票的比率也減少了,科技是為了讓人類生活更方便,電子發票系統就是讓作業出錯率降低,工作流程更方便。」孟逸錤補充。

建立流程制度 提升專業形象

除了時效性及成本上的顯著感受,導入電子發票更讓酷訊對發票的掌握度提高,洪雪玉說:「發票開出後,客戶隔天一早就可收到發票, 同時自動上傳大平台,發票有任何異動,雙方都會知道,較不會有漏申報發票的狀況。」

不僅得以掌握發票現況,因為系統完整串聯,不用再多平台進行查詢,直接在ERP中就可以掌握全局。她補充說:「我們設定晚上十二點自動上傳,會知道發票是不是已經成功上傳大平台,只要固定半個月或幾週查看發票有無異常,異常時系統也會Email 通知,除非系統或Email 網路異常,不用擔心上傳失敗。」

流程的優化不僅使內部成本大幅降低,也提昇酷訊的專業形象,

▲由手開發票轉換至電子發票,整個酷訊團隊感覺到鼎新的專業熱心、系統的友善,從員工到財務經理,雖然部分使用上還不是很熟悉,但沒有負面的聲音出現,沒有遇到太多的不適應及轉型困難,大約兩周的時間就成功磨合。

「使用電子發票後,客戶及團隊的滿意度高,覺得酷訊是很專業的公司,先進有制度化。專業不能自己講,就像金城武跟林志玲不會自己講我很帥、很漂亮,而是要透過別人感受。電子發票證明了酷訊的專業,這就是有感的服務。」孟逸錤笑著說明。

走在法令之前 優雅進行轉換

成功導入後,行政效率與專業形象大幅提升,而對於電子發票,酷訊仍有一套完整的規劃藍圖。

酷訊的客戶以企業為主,雖然目前尚有部分客戶還不習慣電子發票的開立方式,但因應政府法令趨勢,相信未來都能逐漸適應,洪雪玉表示:「我們的客戶有些是電商、時尚包包公司或大飯店,以B2B為主,只有少部分客戶是B2C,現在除了B2C還是維持手開發票,其他都開立電子發票。而目前電子發票是走存證方式,未來還是希望可以配合法令逐漸走向交換方式。」走在法令期限之前,從容進行應對,酷訊在轉換過程優雅前行,穩健提升企業形象。

酷訊搜索電子發票導入效益:
1. 財務流程制度化,提升公司專業形象。
2. 電子發票系統與ERP 完整串聯,所有操作都可在ERP 上直接執行。
3. 發票上傳異常或變更,系統主動通知,買賣雙方隨時掌握發票現況。
4. 大幅減少行政作業及郵寄成本,節省至少50%以上時間,同時降低隱藏人力成本。
5. 發票開立後,系統自動執行寄送客戶、上傳大平台及入帳等多項作業,免除重工
作業。

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