聞聞咖啡香、品一口西雅圖的經營用心

提高人力資源效能   讓管理更有感

全球瘋流行  就愛咖啡香

咖啡是全球最流行的飲料之一,許多人每天早上都必須喝上一杯,才有動力迎接全新的一天!

習慣喝咖啡的人逢年增長,咖啡業者趁勢竄起;為了挑起老饕的味蕾,各式價位及種類的原豆、產品越來越豐富。天下雜誌也曾在這股熱潮下,針對咖啡文化作一深度報導,畢竟在競爭激烈的生存戰中,誰能做出特色、贏得口碑,誰就能拔得市場頭籌!

 「新鮮」最引以為傲  咖啡豆全是「頭家親自監督烘焙」!

許多國內外醫學報導指出,每天喝適量的咖啡有助延年益壽、提高產能;但若使用不新鮮或是劣質的咖啡豆,熬煮出來的咖啡反而對人體有害!看看西雅圖怎麼做?

西雅圖極品咖啡為國內第一個以重烘焙起家的咖啡連鎖店,最早引進極品〈Specialty Class〉咖啡;同時也是首家發行專業咖啡平面、電子期刊COFFEE TIMES的公司。老闆深耕咖啡業界18年,深知濃縮咖啡豆的烘焙度很深,容易走味;因此,烘豆、研磨堅持不假手他人或透由國外進口。想要煮出最香醇的咖啡,就必須親力親為。

自此,工廠烘豆的工作全權由董事長親自監督烘焙。新鮮度漸為西雅圖最引以為傲的利器!草創隔年(一九九八年),設立Barista Coffee Roasting Company就開始供應自家的咖啡豆。僅管投入龐大的資金,但為了最新鮮的堅持,西雅圖仍兢兢業業打拚。多年經營,讓事業版圖持續地擴張,最終成為擁有多家門市的中型連鎖體系。

全方位商品  由IT領航即時供應

有鑑於口碑行銷的成功,西雅圖亦致力發展全方位咖啡商品;隨著事業體逐漸壯大,為能滿足每一位顧客的需求,意識到全台門市進銷存管理的重要性,以及流程精進的急迫性…

西雅圖門市坐落全台,2009年起於北京增設兩家門市,擁有舒適、溫馨的裝璜;琳瑯滿目的通路商品,如即品拿鐵、咖啡蛋捲、冰品等周邊商品,是休閒、聚會最好的去處;咖啡館的內涵和專業形象,更是帶予人們一種信賴感。為讓支持西雅圖的顧客,都能隨時買到喜歡的商品,2013年起,將繁複的手工文書作業,搬移到線上進行;接著整合各門市據點的流通經營體制、集聚商業智慧打造戰情室;最後,為降低企業資源與人力的投入,落實了人事薪資管理。這樣的佈局,揭開了西雅圖美味即時供應的關鍵!

從人做起、由小做大  承接龐大的營運版圖

HR的應用價值在於,能將事務性工作(人事、薪資、考勤)系統化、標準化;由傳統行政作業,轉型為現代策略性的管理任務;以「人資力」協助達成企業的戰略目標!管理學之父彼得杜拉克(Peter Drucker)曾說過一句名言:「人力資源是組織中最重要的資產。」由此可見,人力資源管理對組織整體效能,擁有極高的重要性與影響力!

若要實現任何戰略目標,必須由合適的團隊來支持,而團隊的組成就是「人」;但不同的經營管理模式,將影響人力資源的組成架構,以及薪資計算的方式。西雅圖咖啡兩岸超過30家門市,擁有近600位員工、自家的咖啡烘焙工廠,平日裡的行政事務則交由總公司管理。三個單位的架構,就擁有三種截然不同的計算邏輯。工廠及門店人員排班複雜,並不如行政人員單純,因此更添薪資計算的複雜性。

舊有HR系統未能替門市客製化計算浮動薪資,所有步驟皆以人工計算、key-in;出勤資料及薪資的計算基礎、員工福利、人事異動,都需透由紙本作業完成,再轉由人事單位登打。因薪資結構複雜,結算、統計的量很大,為能趕在每月11號準時發薪,月初西雅圖每月需挪出7~8天的時間、投入大量人力挑燈夜戰;且耗費時間多,又容易出錯,加班頻率增加提高人事成本。

為爭取工作效率,輕鬆統計出缺勤(紙卡打卡)、排班加班記錄,化繁複薪資結構為簡;亦期望查找資料、報表產出即時、正確,因而萌生導入新系統的想法,補足舊系統做不到的層面。

報表的即時性 讓主管很「有感」

人事行政部主任(HR系統上線專案負責人)何昀潔表示:「由於上層希望系統服務能有一致性、完整性,再次選擇鼎新為合作夥伴。透由顧問的分析,除明確了解HR能滿足的項目及便利性外,能與ERP、Easyflow等系統整合,串起綿密的IT網絡。」

當政府機關要求年度統計資料,許多細項必須篩選後透過報表產出。舊系統功能不周全,作法較不人性化,下完內部程式條件後才能增減欄位,難以滿足需求。鼎新系統則能自由增刪欄位、排序,選擇自己需要的資料後,直接由excel表匯出報表。再者,人員職位變動歷程、薪資變化、升遷調薪時,皆需以報表呈現;過往全由紙本記錄,主管若要從厚厚一疊的陳年資料中查找有價資訊,可謂是大海撈針。

尤其公司注重出缺勤,能夠即時產出報表、定期統計並提供各部門主管後,對西雅圖的幫助很大;不如以往於年底才能了解員工整年度的表現情況,這點讓主管非常有感!