汽、機車零件製造業 至興精機 HR串聯卡控 減少工時提升效率

至興精機發言人劉美娘經理

「鼎新系統不斷串聯及優化,系統間串聯度、順暢度高,透過整合不僅提升效能,避免營運重工,也可以達到數據分析效益!」

目光放眼未來,建立穩健營運基石

「時時追求新知、突破技術,讓人類的生活更加順暢無阻。」

坐落於彰化的至興精機成立於1988年,以生產世界一流品質的汽、機車零件為職志,將「為明日拓展全新的視野」作為企業目標,積極投入研發技術、培育專業人才。

以優秀的設計、品質、製造流程,成功贏得顧客讚賞;於數十年間快速擴大規模,據點遍及台灣、越南及大陸,產品除供應歐美知名機車廠,亦供應歐美及日本汽車Tier1廠使用。

為滿足顧客在品質、交期及成本上的需求,至興不斷追求技術及研發成果、改善生產流程,致力於合理化成本,持續拓展市場新領域,漸在世界打響名號。

「以培育人才、協力團結、滿足顧客及回饋社會作為經營理念,至興不斷改進管理系統。內部長期培養技術人才,透過課程提升管理職人員能力,持續累積人才庫,深化同仁專業能力,希望能建立最優質的團隊。」至興精機發言人劉美娘經理認為員工是公司的重要資源,

持續致力於研發及管理精進,就是希望建立起完整的人才庫,以作為公司日後營運的重要基石,在快速地擴張下,至興對於資訊化的需求亦逐漸浮現。

上下同心前進,打造完整資訊藍圖

「至興原先使用的ERP系統已無法滿足需求,也沒辦法跟其他系統整合,為配合擴展需求,希望建立完整資訊藍圖,將整體流程架起來,因內部資訊人員不足,所以便希望能找到一個整體化服務團隊協助至興。」發言人劉美娘經理分享當初導入的契機;經過一連串的考量與評估後,至興選擇了鼎新。

「在組織上分工明確,導入中針對不同領域都有顧問可以協助指導,上線後有問題也可透過客服詢問、解決,完整的支援體系解決至興資訊人員不足的困境,是我們選擇的主因。」發言人劉美娘經理分享。

「還沒導入前,至興僅有電子刷卡系統,員工請假要先寫完紙本假單後由主管簽,送單後還要持續追蹤簽核進度,有時候要費時好幾天,簽完後再送到管理單位輸入系統,之前就曾發生假單遺失或主管壓單,也曾有過人資輸入錯誤,不僅造成員工抱怨連連,也讓公司管理及內控內稽變得更困難。」管理股吳秀如股長回憶導入前的種種不便。

但這些不便更堅定了至興想要改革的決心,此次導入以HRM(人力資源系統)為始,重點就放在如何串聯各系統,減少人工作業及錯誤。

發言人劉美娘經理表示:「至興對e化很重視,前任總經理選定鼎新為合作夥伴,就是希望透過系統整合、應用減少人工重複作業,由系統協助數據統計、通知及優化等工作。」由上到下的支持與推動,至興全體同心往同一目標邁進。

階段宣導實行,順利渡過磨合困境

因至興公司營運多年來累積的資料十分龐大,導入初期新舊系統並行過程十分艱辛,管理股許鳳真專員回憶那段艱難時光:「初期新舊系統都要執行例行工作,真的很頭痛,前期要蒐集數據資料、系統建檔,還要針對薪資公式、考勤方式跟假別等細則跟顧問討論,有時真的很想放棄。」

過程越艱辛,成功後的果實也將更甜美「雖然剛開始因為不熟悉會感到困難,經過磨合期,感受到差異真的很大,不需再人工輸入,減少很多重複作業,工作效率大幅提升,透過卡控也不再需要人工去修改錯誤。」許鳳真專員開心地分享。

至興員工數眾多,如何讓員工接受並習慣系統,前期宣導尤為重要,「因為習慣被更改,剛開始員工也有很多抱怨,我們規劃分階段執行、進行內部溝通協調及教育訓練,讓員工學習怎麼打加班單、請假單及班別異動單等相關表單,也製作出SOP,漸漸地員工抱怨聲音減少了,也不用擔心紙本遺失或主管壓單,只要上網就可以查詢請假及加班狀況,大幅縮短同仁時間。」許鳳真專員微笑說道。

系統串聯卡控,工時減少效率提升

不僅員工,第一線的人資也有深刻感受,管理股吳秀如股長笑著細數HRM系統為人資同仁帶來的優點:「以前每天要花很多時間處理異常,薪資計算每月30號還得人工整理數據才能產出結果,得趕在次月1號,提交財務單位作後續的處理,現在則輕輕鬆鬆薪資可提早試算,每月月底就可產出結果,次月第一個工作天就可提交結果給財務,直接一鍵完成財務整合,效率大幅提升,正確率也可達到100%;之前假單送簽到人事單位可能就需兩三天,現在隨時隨地都可以簽,最慢四個小時內就可完成,如果主管沒簽,系統每兩個小時也會主動提醒,完成後資料直接進到HR系統,不用再人工作業。」

系統也著實提升至興在人員管理與內稽內控的掌握度,「每天早上系統會發出郵件,提供人員請假、出缺勤、工時資料、報工等資訊,每位主管都可以掌握所屬員工的狀況,隨時掌握異常,也可以看到人員的生產績效或作業內容,進一步做為日後考核升遷依據;透過系統的權限管制,也避免人為調整或異常,達到內控內稽效果。」發言人劉美娘經理分享系統帶來的效益。

因為至興規模漸長,需要相應的不同系統來支持營運所需,至興更希望能夠完善的使用各項功能,發揮系統最大效益,發言人劉美娘經理笑道:「使用鼎新系統好像吃到嗎啡一樣,HR、TIPTOP ERP、BI(商業智慧系統)、EF(電子表單系統)跟PLM(產品生命週期管理系統)…等,系統不斷串聯及優化,未來我們還將規劃建置電子商務平台,每個系統間串聯度、順暢度高,也不用費時評估;透過整合,效能大幅提升,不僅節省營運重工,管理數據也可以整合,達到數據分析效益。」

透過系統,至興達到的效益分列如下:

  1. 系統結合假單、加班單及出勤資訊,線簽後直接進到HR系統,免去層層追蹤,假單不再遺失。
  2. 透過行動裝置進行簽核,可設定超期未簽核提醒,大幅提升簽單效率。
  3. 系統權限管制,避免人為調整或是輸入錯誤,達到內稽內控效果。
  4. 系統串聯、順暢度高,有效減少營運重複作業,管理數據也得以整合、分析。
  5. 每日電郵通知出缺勤狀況,每週通知教育訓練資訊及異常狀況,串聯BI報表,有效進行管理。
  6. 培訓管理結構制訂系統化,員工教育訓練歷程提高完整度,如實呈現員工學習履歷,升遷考核更有依據。

人員履歷建立,全面走向資訊管理

經過整合,至興逐步達成當初的理想與目標,配合日後組織發展需求,未來希望能持續串連各系統,完善運用各項功能,建立起完整的內部以及外部徵才人才庫;透由系統詳實記錄人員教育訓練歷程、考取證照,甚至主動提醒證照期限,讓人才選訓留用都更有所依據。

「未來我們希望能從考核面延伸到薪資及獎金、員工用餐扣款及所得申報等資訊,全部進行串聯,將人工作業降至最低;人才培訓管理的部分,則希望從年度計劃開始,包含個別計劃、自動發郵件通知等功能,上完課只要人資人員點選有無缺課,就可自動回寫系統,持有的證照也可以統一建進去,透過BI報表隨時掌握人員持有證照的狀況,在考核時也可透過BI報表,知道員工歷年狀況,作為依據。」發言人劉美娘經理分享。

配合公司營運成長,至興持續更新規劃,透過鼎新團隊竭力協助,e化之路穩健踏實,未來將串聯各系統,輔以BI數據決策,建立完整資訊藍圖,全面走向資訊化管理,擊敗多變市場挑戰,持續維持至興的市場領先地位。