正德海運鳴笛,航向IPO轉型變革之路

作者:陳雅菁

正德海運於西元1998年成立,公司營運模式由代理業深耕後轉戰船東業,正德公司比其他高雄代理行更具有獨特性,迅速、快捷服務的精神及創業創新理念,使正德集團加速成長。秉持「正直、誠信、公平、行德」之經營理念,力求提供高效周全、優質可靠的服務;在工作準則上,也透由發揚公司團隊精神,培養企業優良文化,為達成具有社會責任企業的願景目標努力。現階段正德海運因著環境變遷與市場脈動,蔡邦權董事長(以下簡稱蔡董事長)憑其年少時的討海生活,那大無畏且勇於乘風破浪的使命感,決定大刀闊斧帶領正德海運邁入IPO的轉型變革之路,成為南台灣第一家上櫃的海運公司。


▲正德海運船隻艦隊,為帶給客戶最棒的服務精神與優質服務,每一艘船都努力穿梭於世界各地的海洋中,
期望達成客戶交託的任務。

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正德海運小檔案
  • 1998年正式成立
  • 2006年獲得法國驗船協會船舶管理證書
  • 2011年金管會核准成為公開發行公司
  • 初期為區域性船務代理,現今已是專業性且國際化的海運公司
  • 船隊服務版圖橫跨中國大陸、南美洲、非洲、大洋洲等世界各地
  • 秉持以顧客導向為起點,服務滿意為目標的經營理念

IPO引領新需求,全面性資訊系統聚焦IFRS規範

  20年來,海上的大浪沖刷不了蔡董事長想要改變的決心,在這過程中,管理部謝汶岱經理(以下簡稱謝經理)扮演關鍵執行者的角色謝經理提到正德變革啟航的緣起:「IFRS是燃點,因為當時我們預計要IPO,但舊系統無法負荷公司需求;而上市櫃呈現的報表就是要符合IFRS規範,我們不希望用人工,避免擔心會計師或證券櫃檯買賣中心的質疑。只是,我們在評估新系統時,財務其實不是最看重的,我們是全面性的在評估;之前舊系統能提供我們什麼樣的支援,而現在我們的需求是什麼,我們都有列入考慮。」正德海運內部長久以來使用的系統聚焦於進銷,並無全面性的系統考量,現階段因為上市櫃、IFRS的需求以及內控的嚴謹度,管理團隊思忖引進一套比較有完整性的資訊工具來輔助解決陸上與海上的需求。

專業力挺專業,正德海運選擇鼎新為資訊後盾

至聖先師 孔子於論語一書裡記載:「三人行必有我師焉。」這句話也很適合用於正德海運在選擇系統廠商的關鍵。謝經理向我們述說當時選擇鼎新的考量:「鼎新在客製段滿強的,因為我們公司只有一個資訊人員,我們需要一個比較強大的資訊團隊來做後盾,我們可以提供船運的專業知識,由鼎新協助開發、客製,例如船舶的維修管理,這也是未來我們雙方可以相互學習成長的地方。」

吳文仁總經理(以下簡稱吳總經理)也提到:「我記得那時候有問過鼎新彥良顧問,系統未來能如何再延伸,可以幫助我們做更多的管理。」謝經理也補充:「以市面上系統商來講,首先我們先考慮市佔率,因為我們看的是口碑,鼎新開發系統擁有完整度,符合總經理所求,也比較符合後續軟體應用的擴充性。」蔡董事長更打趣地說:「因為我常吃路邊攤,看到人多的地方表示這菜一定是新鮮的,而因為很多人都使用鼎新的系統,所以一定沒有錯。」

用心傾聽化解內部衝突,建立認同感

  改變,雖然勢在必行,但談及改變,也往往令許多企業聞之色變。正德海運初導入系統時,也遇到同仁對於系統轉換的不適應,蔡董事長回想同仁發出的抱怨聲浪:「因為那時候要上市櫃,時程比較趕,同時間又要做新系統與舊系統,有聽到同仁的聲音說,為什麼合併報表一直都合不好?」謝經理也述說同仁的反饋:「以工務來講,因為從船舶接回來的單子,至少80%的單都是他們在處理,現在因為制定了流程,他們覺得以前單子回來後只要書面看過,現在卻還要key單,變得比較麻煩又耗人力。」

因應同仁一波又一波的聲音,謝經理也非常用心的去了解各部門的需求,並且在流程制定初期,透過鼎新的e-learning來導引同仁認識系統,進而利用跨單位的討論與溝通,並由使用單位提出需求再進行流程修改。蔡董事長說:「我們自己內部的會議就開了好幾十場。」謝經理提到:「一開始,我們已先把keyman都排定,過程中的會議時段或許keyman、部門主管時間配合不上,但至少因知會這件事情,就會派其他人員來參加。於此整個系統運行時,不會只有管理部或資訊部在運作,而是每個單位都會知道,配合度就會高,參與度也會高。」談起這段內部的衝突與改變,蔡董事長說:「一個公司的變革總是會有一些革命,如果往好的方面,大家就都會接受;如果往不好的方面去,就會有更大的阻力,不過到目前為止我覺得都還算不錯,這些波折只是一個歷程。」

流程勾稽橫跨各部門,提升人均產值

以往正德海運在採購簽單時,都是由需求單位直接將需求訊息提供給採購,並沒有進入請購的流程;導入電子表單後,謝經理跟我們分享:「舊系統的流程只有採購這一段並直接進入請款,其他部門接觸不到系統;現在導入電子表單後,像船舶的申請單,會從營運單位、安管單位、工務單位等提出來,才到採購。變成各單位與各部門都會接觸到系統,整個流程也不再只有採購,而是公司各部門都有接觸到,整個流程被串接下來。」談及流程從以往的單一單位到現在,全公司都有勾稽,是否簽核的時間會拉長?謝經理帶著微笑表示:「時間沒有被拉長,反而跟我們以往單一單位在跑的時間差不多,更重要的是現在的勾稽符合管理流程,我覺得很不錯。」吳總經理也提到:「系統導入後,將公司很多時程都納入流程內了。」蔡董事長補充說:「以前我簽核完,採購還要再簽核、請購也要簽一次、請款再簽一次,現在因為勾稽夠嚴謹,簽核流程不需要這麼複雜,3、4個流程只要簽核一次即可,時程上差很多。」

第二階段啟航邁入電子簽核、船隊庫存管理

蔡董事長有感而發的提及,未來正德海運與我們要攜手持續努力的目標:「庫存的管理尤其是在造新船時,應該要納進來,讓我們工程師可以管理;正德的證書有3、40張,如果能夠知道哪一張證書何時到期,就可以去警示。」吳總經理也提出想法:「我們有那麼多條船,不管是庫存,還有安全上的管理與人員的管理,船上有那麼多的報表要寄回來,這些未來都要利用ERP深入到庫存。」最後謝經理也為下一階段的目標設定期許:「一開始導入系統是為了配合上市上櫃的作業流程,現在第一階段已經完成,第二階段我們一定要在年底前導入電子簽核系統。」看著蔡董事長、吳總經理對鼎新的盼望,以及謝經理用堅定眼神說著未來期許時,心中不禁燃起一股彭湃之心,相信每一步都走得十分堅定的正德海運,必定會以最快速且最有效率的時程,完成每一個設定的目標和期望,這也將是未來船隻資訊化的啟航點。

▲正德海運團隊與鼎新團隊一起為此次專案導入成功豎起大拇指,並為下一階段目標彼此相互努力,學習成長。圖片(左五)正德海運-蔡邦權董事長、(右四)吳文仁總經理,(左三)管理部謝汶岱經理,(左四)鼎新電腦製造暨生醫事業部張雯嬋總經理、(左一)專案負責人陳彥良經理、(左二)俞潔如經理、(右一)系統規劃師陳容華、(右二)邱建樺顧問師、(右三) 黃麗君專案管理師。