歐漾國際貿易 系統整合 因應未來IPO及快速成長

文/詹宇婷.整理/王齡翊

品質是永續的基石,態度決定品牌的價值

歐漾國際貿易有限公司創立於二○○七年,專注於研發醫美產品與生活健康之產品。二○○九年創立瑞士薇佳品牌,以簡單、安全、有效為理念,並採購來自瑞士、法國等與國際美妝大廠同等級原料,為杜絕塑化劑,是台灣唯一採用藥品級鋁管包裝產品的企業。

現今歐漾已擁有瑞士薇佳SwissVita、Aeveop、aquater 三大自有品牌,並於二○一三年成立自己的配方實驗室,歐漾國際擁有獨立ALLYOUNG Beauty & Health 電子商務平台,銷售歐漾國際自有及代理品牌商品,並招商引進相關優良廠家商品,且透過網路販售至全球各地。

成立至今在自己的購物平台以及實體通路的銷售上接連創下銷售佳績,目前全台灣總銷售點大概超過一千家以上!未來朝向一站式服務的方向,將保養資訊、旅遊、飲食等多樣資訊結合至歐漾官網,提供消費者更多元化的交流平台。

系統化建置 為IPO做足準備

在扎穩台灣市場後,歐漾於二○ 一四年開始進軍海外市場,除於馬來西亞最大電商平台Lazada 上架,實體通路也擴展至江蘇常州的八百伴百貨,更於二○一六年進軍美國Amazon,跨至美洲的電商通路。進軍海外市場必須要針對當地文化調整銷售模式,透過代理商與經銷商等通路, 歐漾秉持ALL YOUNG, make you always young 的信念,將台灣保養品品牌推向國際。

成立至今約九年的時間,於近三年員工人數與公司規模大幅成長,公司內的制度與流程漸漸的需要系統化的建立,未來也有IPO 的規劃,因此在會計師事務所的推薦下選擇了鼎新Cosmos ERP 系統。

另因廠區有分成倉管及辦公區,常常因為紙本簽核傳遞效率差、簽核的流程無明確規範、同仁查詢紙本資料耗時、無法作出資料相關彙整等因素下,一併導入了EasyFlow 電子簽核系統與Portal 入口網站。

訪談時財務部詹副總表示,以往沒有電子簽核系統時,用紙本送簽不易被追蹤查詢,且因公司內部制度辦法尚未建立完全,許多內部作業皆用口頭說明與交辦,並無明確規範的對應表單可以使用。鑒於歐漾未來I PO及因應快速成長的規劃,決議使用電子簽核系統以解決現有遇到的問題。

提升內部效率 縮短流程時間

歐漾在系統導入時,由副總親自參與輔導會議,由各單位提出需求表單,並在系統建置初期就依循既有的規章辦法以及管理制度來建置流程、核決權限、組織圖,也針對未來即將推行的預算申請制度提出問題,與顧問及內部單位溝通找出最適合的解決方案。透過表單的上線已達到以下效益:

一、流程與組織建立:使用標準流程,員工填單完成後流程自動解析。

二、表單送簽效率提升:不需要紙本簽核,跨廠區也能夠透過系統馬上送簽。

三、降低表單查詢時間:利用管理程式查詢總表,大幅縮短表單查詢時間。

四、資訊統一公開透明:利用Portal 登入,資訊統一公告不怕遺漏。

五、表單上線:預算申請單、客訴單、請假單、加班單、資訊需求申請單、用印申請單、合約審核申請單等表單陸續上線中。

打造全球化視野

系統剛上線時,同仁對於系統尚未完全熟悉操作,透過教育訓練, 以及實際的上線操作後,同仁對於EasyFlow 的操作已能夠快速填單及追蹤查詢表單。

總經理與副總以身作則,由上至下推行電子簽核系統,在導入三個月後也有了初步的成效。財務部副總:﹁導入後加快了表單的傳簽效率,壓件的表單也能迅速追蹤﹂;行政部:﹁請假單、加班單能夠快速簽核並且在系統在做查詢,省去了許多紙本作業時間﹂;倉管: ﹁透過交辦單的上線,在行銷活動的備貨上有更多充裕的時間可以做準備﹂。歐漾國際的e化才正要開始, 透過電子簽核這套工具,將進行更多表單的開發、優化流程、結合ERP資料,可以協助歐漾在未來有更多價值性的運用。期許歐漾國際在未來邁向全球化的布局過程中,e化管理可以成為最強而有力的後盾。