欽揚科技 人資流程全面蛻變 節省50%以上無效工時

文/潘孟絹

鼎新HRM系統讓員工更清楚、透明化知道薪資概念、出缺勤狀況及請假特休,薪資透明化,就不會有爭議,資源的分配與人力調度也更有效率!
─欽揚科技許慈容經理

專注研發、堅持創新,欽揚科技逐漸嶄露頭角

成立於2001年,欽揚科技股份有限公司以自動化設備起家,在客製化設備領域中佔有一席之地,專注於裁切技術精進及自動化裁切設備的設計與製造,專業領域含括生產製造、產品設計、軟體規劃、硬體規劃、電氣規劃及模具設計製造等。

欽揚科技生產之裁切設備銷售予國內外數百家企業,持續致力研發,滿足不同產業客戶需求。透由對產品設計及品質的嚴謹要求,以合理的價位持續提供品質良好且穩定之產品,建立起優良的口碑及信譽,逐漸成為台灣設備業指標廠商之一。

規模擴大、人員增加,繁複作業成為導入契機

欽揚科技成立十餘年,規模漸大,員工數快速成長,卻因此加重了人資作業負擔,為公司帶來了新的管理挑戰。

以往員工都是透過打卡鐘紀錄出缺勤狀況及紙本請假,月底人資再將紀錄人工輸入系統,常發生員工反應出缺勤資料、加班時數或加班費計算錯誤等狀況,繁複的人工作業及反覆的資料查找與覆核,造成人資人員極大負擔,管理層亦無法即時掌握員工狀況。

欽揚科技許慈容經理表示:「剛成立時,欽揚科技員工人數才2、30人,簡單的內控系統就能負荷,可是10年後員工成長到快100人,行政負荷大增,蘇宗欽總經理覺得系統應再進階以符合需求,我們便著手開始規劃。」

HRM(人力資源管理系統)系統為始,欽揚科技希望透過系統整合,逐步減少人工作業,增加公司管理效率。

「對高階管理者而言,不可能逐一看每個員工的狀態或是產量分析,他們需要的是一個統合的系統,導入前我們初步構想是只有在ERP,但經過介紹,瞭解到鼎新有很多元化的系統,包含HRM、BI(商業智慧系統)PLM(產品生命週期管理系統)Portal(企業應用入口)等,整體的資訊化解決方案,跟我們的需求正好符合。」拍板定案後,欽揚科技與鼎新團隊開始著手導入事宜。

由於管理流程進行全面的更新與轉換,種種的改變造成部門間的傳遞與溝通問題。

欽揚科技了解在電子表單流程上,因為層層卡控,可能會造成員工難以適應及反彈,加上HRM系統是公司全體員工都會使用的系統,因此,導入過程中花了相當多的時間與顧問進行討論,並透過事先與各部門主管進行說明、溝通,請主管們往下進行宣導,使得系統正式啟用後,基層接受度相對較高,讓系統方能在幾個月內順利上線。

節省50%以上時間,人資有感的HRM系統

▲身為第一線人資,人資專員黃美真對於系統所帶來的效益感受十分深刻。

HRM系統成功上線後,員工們明顯感受到系統帶來的便利與效益。

人資專員黃美真開心地分享:「月底員工考勤維護作業,導入前需要3~4天才能完成,導入系統後,只要1天半就可以完成!」HRM系統的導入,使人資單位作業時間縮減50%以上,讓人資在月底時不用手動輸入出缺勤狀況,不用再擔心人為疏失造成輸入錯誤、或資料覆蓋的狀況,效率大幅提升的同時,錯誤率亦大幅下降。

在加班費方面,由於計算方式較為特殊,除了平假日的加班費計算方式不同之外,平日還會發放誤餐費,之前的系統僅能計算所有加班時數總和,再由人資人工計算平假日加班時數及誤餐費,常有員工領到薪資後往回推算,發現數字落差的狀況。

黃美真專員說:「舊系統的數字是總額,我要再看出席時間,精算統計員工平日加班及假日加班的工時各是多少,系統導入後效率方面進步很多。薪資計算差異也很大,導入之後,加班費計算錯誤的情況就較少發生。」

雖然因加班費的計算方式較複雜,讓欽揚科技在前置時多花了一些時間,但在順利上線後,人資在每個月底的例行工作減少許多,也降低許多不必要的爭議。

有效掌握資源分配,人事管理精準度大躍進

▲表:欽揚科技導入效益整理

除了人資的行政效率提升外,針對人事管理上的效率與精準度,管理階層亦有明顯的感受。

許慈容經理分享:「以前用手動打卡鐘無法即時掌控出勤率,現在有HRM系統結合打卡鐘,可以即時掌控生產線的出缺勤狀況,知道產線要替代的人選,馬上做調配,即時性較好!也能透過系統每天發缺勤狀況給各部門主管。」

透過這樣子的改變,主管可以即時掌握部門員工的出缺勤狀況及請休假狀況。

欽揚科技生產機械設備,員工常需要到客戶家進行設備維修與服務。

許慈容經理表示:「我們需要做售服維修,現場人員需要到外面支援,總經理可以透過系統知道這個月出差的頻繁率,也能掌握為何現場的人需要禮拜六加班,或售服人員是否不足,應徵人員時能更有依據可循。」

以往管理階層較難掌握員工出缺勤、請休假或公出狀況。系統導入後,不僅員工可以隨時在線上查詢加班及特休狀況,主管也可以掌握人員狀況,在人員的調配與應徵上更有依據及效率!

持續串接不同系統,實現資訊化管理新價值

透過HRM的導入,欽揚科技全體明顯感受到系統帶來的好處與差異。

「現在我們還未做到產生傳票,未來希望HRM配合財務資料,做一個完整的連結。」黃美真專員樂觀分享,除了既有的人資作業簡化外,未來也希望串接人資及財務,當出缺勤資料出來後,財務部門自動切傳票。

而針對一例一休法令也希望能同步進行因應,以達真正的管理升級。

許慈容經理有感而發:「人事的東西你經營越久,越可以減輕很多負擔,未來希望擴充功能跟BI結合,提供視窗化或是圖視化資料給總經理會更好。」

系統基礎功能建置完善後,欽揚科技下一階段的目標希望結合鼎新BI商業智慧系統,透過智能化管理,協助企業決策層更快速掌握公司經營現況,邁向管理精進之路!