旭陽 以「客製化」迎擊削價競爭 現場管理再精進

作者/石青玄

與產業脈動併行 調整腳步精益求精

台灣機械業深耕研發、不斷追求卓越,使得工具機的生產技術與品質在國際間享有美譽,但在大環境的快速變動下,過去也曾面臨許多挑戰。近年來,機械業面臨中國大陸與南韓等國家的低價競爭策略,為了在國際市場中開創一片藍海,開始正面迎戰,透過「高階客製化」的策略佈局來提高自身的競爭力與獲利。

然而,客製化策略是轉機也是危機。為了因應客戶的需求變化,訂單的選配彈性必須隨之變高,但卻對公司各職能帶來了巨大的挑戰與衝擊。除了要克服技術研發的挑戰外,仍須整合設計研發、採購發料、生產製造之間協同作業,最後還得面臨庫存存貨控管與生產成本居高不降等難題。

西元1978年成立的旭陽國際精機股份有限公司,自成立以來在穩健踏實的努力下,本著誠信、務實、專精及恆心之理念,為了體念客戶的需求,對於CNC電腦數控分度盤、刀塔等相關機械精密產品上,不斷地研究與創新。生產製程中除施以嚴格的控管外,更致力於提升產品品質,產品銷售已遍及世界各國。並於2008年,旭陽國際在邁向公發與整合流程需求下選擇導入鼎新解決方案,希望透過系統中的資料產出報表,產出數據做為管理分析使用,此外還可以節省透過人工統計資料並降低人為錯誤。

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管理挑戰

  • 訂單選配需求提高,BOM斷階與品號編碼需要重新調整。
  • 庫存貨與生產成本居高不降,必須整合研發、採購、生產協同作業。
  • 因開始著手IPO,希望重新檢視內部流程,嚴謹落實內稽內控管理。
  • 無訂定標準製單流程及審核天數,需花大量時間建立與審核單據。
  • 需即時查詢有效數據,提高庫存準確及週轉率,減少呆滯料的風險。
  • 每月至少花費約一週時間,自行捉帳勾稽excel產出相關成本報表。
  • 難以追蹤進貨與託外進貨單據及進貨金額,無法準時完成應付立帳。

應用效益

  • 導入Workflow ERP與日常流程整合,管控訂單、採購、生產、庫存財務、成本、產品等作業,
    並提高作業效率、降低人為錯誤。
  • 根據現階段的需求與狀況,更嚴謹地串連前後單據與資料。
  • 將單據建立流程製作為標準操作手冊,完善內部無縫接軌之機制。
  • 制定製單與審核流程,目前80%單據已能於一天內建立與審核完成。
  • 料帳合一,提高庫存準確率,存貨週轉天數降低至25天;採購人員查詢系統確認庫存後,
    再進行採購與追料,降低庫存呆滯料的風險。
  • 財務報表精確掌握產品生產成本與毛利,改善報價策略與生產製程。
  • 利用報表數據控管、預測突發狀況或是潛在風險,掌握公司營運策略。
  • 控管未確認的進貨與託外進貨單據、金額,於次月中前完成應付立帳。
  • 即時透過系統回饋與查詢生產異常,提升現場管理能力。

聚焦行動 流程優化整體總動員

專案啟動時旭陽內部召開目標聚焦會議,專案PM-生產部部長 詹昇峰(以下簡稱部長)語重心長的表示:「過往旭陽內部投入許多人力,每日辛勤地回饋日常作業異動資料,財務部與廠務單位相關人員每月需花費約一週時間,人工結算成本,相當耗費人力與時間。」

加上旭陽已開始著手IPO計劃,現階段高層主管為配合系統運作,針對內部流程,設定了更加嚴謹的內稽內控管理目標。除結合系統功能,也希望透過鼎新顧問專業建議,重新檢視過往作業流程,優化作業流程、提升工作效率。

廠內目前的基層管理者,幾乎皆由基層人員晉升、因優異的表現而拔擢為課長或組長。希望透過專案討論,促進同仁再學習與成長,教育同仁更善於利用鼎新系統產出報表與數據,更能具體且客觀地依據報表等數據來發掘問題,聚焦與發展出行動方案。唯有即時且正確的數據,方能加速建立廠內經營方針與決策搶奪先機,讓旭陽更精進與茁壯!

5年系統導入經驗 新制度迅速落地實施

因旭陽國際已使用鼎新Workflow ERP系統長達5年之久,故早已清楚導入或操作過程中可能會遇到的難題,因此部長擔綱起專案PM之職責,一開始便相當聚焦專案的目標與方向。在鼎新顧問每次輔導時,旭陽各職能的主管與顧問都可以很快速地進入狀況,深度討論目前的迫切議題;當顧問提出整合性規劃與建議後,部長都能在當下或是內部先試運行後,直接佈達決議,讓公司內部各職能都可以快速地調整方向。以下為旭陽期望在此專案中能夠改善的主要項目:

  1. 流程稽核控管:內部作業流程根據現況重新定義調整與優化。
  2. 訂單選配需求:產品選配規劃與產品編碼原則討論、BOM斷階與建立的概念引導。
  3. 料帳合一:提升庫存準確率,即時查詢當下庫存狀況,提供各職能人員控管料件與決策的有效數據。
  4. 資本資料重新維護:透過系統自動展算出的計畫皆與所維護的資本資料和單據有關,因此必須重新制定各資本資料維護的權責單位與維護週期。
  5. 產出每月實際生產成本:搭配異常流程的處理,提升人均產值。

旭陽期待與鼎新攜手合作,透過資訊化發揮數據管理與異常控管效益,實現更高的管理目標。
(右起為旭陽國際精機 管理部課長 卓昆鋒、生產部部長 詹昇峰、財務部課長 余佳惠、鼎新電腦 石青玄顧問)

建立內部共識 ERP成為溝通的平台

目前,旭陽團隊對於系統功能與資料回饋的正確性,已有相當的程度的熟練。專案輔導過程中,顧問主要針對各職能人員做系統流程整合性的教育,讓各職能都了解日常作業流程中,如何透過系統串連每個作業環節與達到稽核點,並理解正確與即時建立單據的重要性。財務部課長 余佳惠(以下簡稱 余課長)在受訪時也表示:「經過這次輔導時整合性的教育與學習,在進行跨部門溝通時,大家開始有了共同的語言,大幅提升溝通與討論時的效率。」

此外,輔導中更著重強調報表的產出與應用。針對各職能人員所需,明確定義報表需求並透過系統實際練習產出報表資料、當場進行分析的能力。當主管及員工實際體會利用報表數據能控管、預測突發狀況或是潛在風險,著實讓各單位人員更願意運用系統即時回饋資料及建檔。

魄力改革 專案成效顯著

各職能的人員雖已習慣現有的流程與作業方式,但因認同顧問給予的建議,於部長一聲令下,相關各部門人員便積極主動配合,因應執行方案產生顯著效益(如下表一)。旭陽的魄力改革作風,是顧問於輔導過程中覺得最令人敬佩的一件事情,也是專案快速獲得成效的主因,也彰顯出旭陽內部溝通地高效率,以及快速決策之果斷執行力。

效益

執行方案

高水平的內稽內控制度
  1. 根據現階段的需求與狀況,重新調整標準作業流程;搭配系統權限設定,更嚴謹地串連前後單據與資料。
  2. 具有審核權限的主管除確實把關,也透過系統獲得再次教育與學習的機會。
提高製單即時性
  1. 制定標準製單流程與審核天數,目前80%單據已能於24HR內建立與審核完成。
  2. 各職能人員因清楚了解製單即時性與正確性的重要性與影響,故願意配合公司規定,於時間內將日常異動的資料回饋於系統中。
縮短應付結帳天數
  1. 每週財務透過報表檢視未確認的進貨與託外進貨單據,並定期追蹤進貨金額是否正確,已能控管於次月中前完成應付立帳。
提高庫存準確率、存貨週轉天數降低至25天
  1. 將系統未結案的資料重新整理,確保影響系統計算10大量的正確性。
  2. 搭配製單即時性與正確性,系統可以確實顯示實際的庫存狀況;採購人員確認庫存狀況後,再進行採購與追料,降低庫存呆滯料的風險。
系統報表產出與應用
  1. 採購部人員與主管透過報表,控管採購件與託外加工件供給即時性與進貨狀況。
  2. 現場組長於每個工作日,透過報表檢視現場回饋的工時明細;生產主管檢視製令投料、生產進度狀況與生產排程規劃;物管主管則可掌握庫存與盤點資料。
即時透過系統回饋與查詢狀況,提升現場管理能力
  1. 重新維護品號與產品途程等基本資料。系統產出的預計開完工日已逐漸具備參考價值,並透過SFT即時回饋生產資訊,即時透過現場架立的e-KB檢視製令實際的製程開完工日,控管生產進度與排程。
  2. 透過報表檢視SFT回饋的工時投入狀況,控管工時耗用是否異常,並且將SFT回饋的實際生產工時作為後續系統計算成本的工時來源。
跨部門整合議題,提高內部專案參與率
  1. 日常作業環環相扣,因此專案進行中的每場會議,皆邀請誇部門各職能人員與主管,一同針對議題做整合性的規劃與說明,確保人員對前後流程串接與單據資料流向影響的了解與認同。
提升結算成本之人均產值
  1. 加強各單位人員對系統計算成本的概念與邏輯,了解系統才可降低成本異常的發生。
  2. 先前每月成本是由人工計算,流程優化後透由系統資訊回饋,一天內即可結算成本。相關成本數據無需以excel產出,也無需透過人工整帳,大幅提升人均產值。
作業流程避免受人員異動影響,降低公司營運風險
  1. 避免人員異動時,交接過程不完全,旭陽國際於專案輔導過程中,吸收顧問提出的建議,將單據建立流程製作為標準操作手冊,無形中完善內部無縫接軌之機制。
▲表一:執行方案與專案導入效益

持續服務創造價值 互信邁向精進

專案進行過程中,旭陽與鼎新顧問已培養出一種默契。輔導前,旭陽內部會先行討論議題,待顧問輔導時一併提出定案;顧問則會提供考卷或是情境作業,讓旭陽人員了解目前對系統的孰悉度,若有不足之處得提前學習、加強,因此在輔導時可大幅縮減時間。

回顧專案的輔導歷程,旭陽全體人員持續追求精進的態度、對鼎新顧問的信任,讓人覺得非常感動!同時感謝詹部長不吝情的分享各種機械產業面臨的趨勢議題,讓彼此教學相長。時至今日,旭陽國際對ERP的應用,已建築在資訊回饋的完整性上,系統開始發揮更高的管理應用效益。

專案結束後,旭陽國際已經開始規劃與執行下一個目標。於外在環境一直改變、不斷影響內部環境的情況下,當組織設定策略與調整行動方案時,需搭配相關應用系統或透過數據健檢發現問題、達到管理目標。鼎新團隊等待客戶需求提出或透由顧問師深入檢核提出建議後,將開創下一個專案與服務啟動的契機,為下一個目標一起努力,持續發揮系統最大應用價值、為旭陽帶來更多效益。

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