彩富電子 即時掌握生產資訊,提升訂單達交率

作者:鄭琇文

彩富電子掌握市場脈動 滿足顧客需求

彩富電子股份有限公司(以下簡稱彩富電子)成立於1991年,早期為設備儀器專業廠商,西元2000年面臨產業變更後,開始企業轉型,藉由非常專業的工業影像處理技術切入安全監控(如:網路攝影機)領域,此部份目前已成為公司主要營收來源。

彩富電子屬ODM電子組裝產業,與市場脈動緊緊相連,需快速應變滿足顧客需求;秉持著盡善盡美的服務精神,不斷提升網路處理、視頻處理技術及視頻演算法,期許成為客戶值得信賴的合作夥伴。

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系統具備調整彈性 整合性高

一直以來,彩富電子都是使用鼎新TIPTOP系統,2009年為因應IFRS,開始考量系統適用性。鼎新為國內ERP系統領導廠商,30餘年產業輔導經驗以來,已累積30,000多家企業管理知識,並轉化成完整解決方案。TIPTOP系統除使用單一程式語言外,尚提供source code,讓公司在進行客製作業時能夠隨時調整,完全符合需求。資訊中心薛棊一經理(以下簡稱薛經理)回憶:「使用鼎新TIPTOP升級版本,系統可透過Web Service方式整合各項工具,將能更快融合其它ERP II軟體,資訊得以全面有效的規劃。」

磨合、調整、成長,是熟悉系統的不二法門

172-35對彩富電子而言,雖本次專案僅是將TIPTOP系統(3.0)升級,但因畫面、操作方式、流程與以往仍然有些差異,同仁需花費時間學習。此外,由於彩富電子月底/年底為出貨旺季,去年(2012年)年終同時面臨工作與上線時程的壓力;同仁的重心較偏重於自身工作,疏於軟體操作,於轉換階段,難免感受到員工因時間負擔而導致情緒煩躁。為能如期達成專案進度,彩富電子專案MIS課長張桂香(以下簡稱Ivy)與鼎新顧問共同討論出一個解決方案:由高階主管倡導,強制規定員工每日花一些時間練習,並提供回饋意見,藉由這種方式熟悉軟體,慢慢移除員工心中排斥感。薛經理深切地表示:「過程中同仁負荷的確較大,但因大家都了解系統是來幫助解決工作上的問題,沒有抗拒或不適應,對於此次專案多是抱持著正向的態度。」

事實上,任何一種抗拒行為都其來有因,或許我們應該思考的是「員工為何抗拒?」一般而言,抗拒的原因通常源自於不了解新系統效益,因此遭遇挫折就很容易產生退縮心理。薛經理分享:「其實無論哪一套軟體都不是量身訂做的,我們只能透過相互學習、調整,慢慢進入狀況,過程中,高階長官、資訊單位、各部門主管應如何宣導、描繪導入後的效益情境,是大家共同努力的目標。」

的確,未知會帶來恐懼,系統導入對公司全體同仁而言,勢必會擾亂原本的工作秩序,但這是一段不得不調適的過程,唯有透過不斷溝通,保持資訊透明化,最終才能採摘資訊系統效率化所帶來的甜美果實。

即時正確生產資訊,縮短訂單交期

系統升級後,資訊整合更有效率。對高階主管而言,管理性報表、異常警訊分析能協助提升決策時效;對使用者而言,整理統計資訊時更為快速、方便。除了作業、管理面的成果之外,在生產流程方面,包括訂單、料況、特殊MAC Address與序號管理也有所精進,統整重點歸納如下:

  1. 工單備料回歸正軌:以往彩富電子若遭遇缺料的情況,允許各部門可以「超領」方式登記,此作法無法即時歸於於成本計算,導致財會報表失準。在鼎新顧問的協助下,系統將超領物料反映於工單備料底稿,於此,當月可立即統計確切的數據。
  2. 172-36特殊MAC address及產品序號管理:彩富電子為客戶提供量身訂作的產品,故每個產品均有專屬之產品序號及網卡MAC address,供售後維修查詢產品保固期及製造資訊,以提供良好售後服務。原先系統(TIPTOP 3.0)無法有效控管MAC及序號重覆的問題,故常輸入錯誤,藉由系統升級,控管產品序號、MAC address重覆問題,再以MClient BarCode(M-BARCODE) 提升RunCard資料輸入效率。Ivy補充說:「軟體是依客戶需求客製化,但由於部份標準產品外觀相同,以往常因包裝外箱及料號相同而出錯貨,且領料機制也不完備,因此重複預約與搶料的狀況層出不窮。這次模組變更,特地將『備置』功能考慮進去,透過新增序號及嚴謹管理MAC等系統服務,讓我們的生產資訊更為精確。」
  3. 料況掌控清晰透明:由於客戶需求訂單交期較短,因此庫存準確性相較其他產業更顯重要。薛經理說:「對公司而言,庫存管理永遠是個議題,我們能做的就是透過系統,提高庫存的即時性、正確性,料況資訊越清晰透明,後續判斷與規劃才越有把握。」
  4. 行動條碼掃瞄功能優化:彩富電子第一代BARCODE PDA採系統外掛方式,故資料與TIPTOP資料庫之整合性及即時性較差。此次導入,資料全數透過ERP與M-BARCODE整合,於ERP系統中完整呈現;透過BARCODE PDA於料架旁快速輸入資料,能夠及時發料、管控及擺放物料,隨時更新庫存管理。Runcard藉由BARCODE Reader即時搜集生產進度資料,經由ERP整合,達到系統一致性,能更精確控管生產管理及排程,與第一代BARCODE PDA外掛系統、MBARCDE程式、TIPTOP程式系出同源,進而提升資訊中心同仁系統維護效率。

集結眾人之力 順利推動專案

資訊單位自發起至過程中不斷地協商整合,意見分歧時必須以專業的判斷提出改善建議;不可否認,資訊單位在專案中扮演了關鍵的角色。由於ERP系統使用對象主要是同仁,因此彩富電子更加關注使用者的看法與需求。薛經理表示:「任何系統如果沒有獲得User的認同,是很難成功的,因此特別重視使用者的認同與參與。」

事實上,待系統上線到滿足使用者需求是漫長的拔河賽,在有限時間壓力下,不太可能等到所有功能完備才上線,因此資訊單位更應該謹慎平衡需求與時程,才能讓專案進度如期完成。薛經理感性地說:「由於市場達交時間短,後端支援系統必須具有彈性,鼎新TIPTOP系統確實相當符合公司的需求,讓我們可以在多變的環境下處變不驚。」專案的確需要各方協作才能完成,尤其資訊系統不僅只有技術層面,更包含管理視角的議題,專案順利運行,每個崗位的同仁夥伴都功不可沒。

集團化思維 追尋資訊化藍天

未來,彩富電子將以集團化思維來規劃資訊系統,現階段透過深化資料,提高其完整性與即時性,除台灣總公司ERP系統升級之外,預計這幾年會陸續將成功經驗複製到其他廠區;待整體集團完成所有資料系統化後,下一階段將導入BI(商業智慧系統)、BPM(企業流程管理系統)、PLM(產品生命週期管理系統)…等等。彩富認為ERP II系統乃一工具或手段,唯有紮根公司基礎資料,將來引入、使用其他軟體才會水到渠成;再者,高階主管決策時才能產生效益最大化。

集團資訊化管理,是每個企業的終極目標,這是一條必經且長遠的路,鼎新一路以來秉持著穩健的腳步,給予企業支援與協助,彩富電子這幾年來相當肯定鼎新的專業與服務,未來將持續扶持合作,共創更卓越輝煌的成就。

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▲感謝彩富電子接受採訪
照片(右1)彩富電子資訊中心 張桂香課長;(右2)彩富電子資訊中心 薛棊一經理;
(左1)鼎新T方案交付中心 方宜宸 經理

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