嘉聯益科技善用資源與人力 創亮眼導入成績

系統導入,不是高層指派單一部門負責的「小事」,而是需要成立專業團隊、反覆勾稽達成共識的「大事」。嘉聯益的資訊化歷程比別人複雜,但是,他們每一刻都清楚自己的方向,每一步也都走得更加穩健踏實…

寧靜的新北市樹林區,是全球十大暨台灣第一大軟性電路板製造商|嘉聯益科技座落之處。嘉聯益成立於一九九二年,二十多年的產業經驗,早已奠立其在PCB(印刷電路板)產業龍頭的地位,產品運用於手機、觸控面板、平板電腦、數位相機、平面顯示器、筆記型電腦、衛星導航、汽車電子及醫療器材等多樣應用領域。全球軟板業每年逐步成長,是當代非常有潛力的產業之一,使得嘉聯益前景看好。

「一間企業的競爭力,不外乎就是技術能力的提升、客戶滿意度的回饋這兩個部份,但無論技術或服務,關鍵都在於『速度』,有速度才能讓產品越發精巧化,也能讓服務走在客戶的前端,讓公司雙向都獲得成長。」這是嘉聯益經營數十年來的經驗分享。以客戶最在意的交期實際案例為例,從下單到生產,從生產到出貨,嘉聯益都會努力的趕上進度滿足市場需求,力求百分之百的出貨達成率。偶爾遇到急單、插單…等可能產生延遲的時候,也會與客戶協商,採取跑代打的策略生產方式讓客戶有辦法進行因應,用這樣的配置方式與客戶一起渡過難關,也因為如此,嘉聯益在產業界名聲非常好,很受到客戶的支持。

契機-改善傳統人工排程不足 讓產線人員聚焦溝通工作更容易

Q:導入資訊系統的機緣為何?

嘉聯益隨著營業額逐年成長,滿足客戶交期一直都是嘉聯益追求的首要目標,但因PCB產業的製程以複雜出名,需多機台交叉使用,有些製程還會回流,變化性非常高,自動排程的協助是非常迫切需要的。

另外若以生產現場的角度來看,導入 APS(先進規劃與排程)則是為了讓生管、生產、業務三個單位可以聚焦溝通。希望透過系統將交期、製程、產能標準化,藉由法則運算執行,融合出大家都可接受的結果。為達成準時交貨與滿足產線三方單位的需求,於是開始著手考量導入 APS 來解決問題。


▲嘉聯益上下齊心,充分展現資訊系統應用價值

籌備-精挑細選作戰部隊 各司其職的專業分工是成功的第一步

Q:內部如何因應改變?

決定導入系統之後,便開始著手籌組專案團隊,團隊成員分成內部與外部兩部份。於內,我們要求入團隊的同仁要有以下幾個條件:第一、年資夠久:不僅要瞭解公司文化,也需要有一些系統知識,如此一旦出狀況時,處理起來才會得心應手。第二、相關部門需推派種子成員(如:部務室、資訊、生管):集體開會討論作更有效率的溝通。而在外部成員的部份,主要就是長期合作的鼎新顧問、工程人員,因為他們最清楚嘉聯益需求與產業特性。這些條件下組成的團隊成員都是經過精挑細選的,彼此倚賴對方的專業知識分工合作、借力使力,讓資源可以產生極大化的運用,因此後續無論是會議討論、建議提出、推進效率上都迅速許多。

Q:專案團隊成員個別負責的項目?

公司內部成員基本上分成「使用者」、「系統流程主導者」以及「專案統合執行者」這三個部份。「使用者」是以生管、產線為代表,主要提供使用者意見並作回饋;「系統流程主導」是研發製造總部部務室負責,承接高階主管的想法,評估系統使用效益;「專案統合執行」則是系統整合處(資訊單位)主導,著重在導入成本的考量,並確保系統導入順利。除了公司內部分工之外,整個專案最完整的架構還有一個重要的外部角色,那就是「鼎新顧問」,他們以豐富的產業經驗提供專業建議,讓系統可以更符合使用需求。其個別詳細的工作內容如下:

思量-事前三問幫助了解自己 導入初期就要建立「一體化」的概念

Q:導入系統前企業有何前情條件?

APS 導入是循序漸進的,並非想做馬上就可以做,建議還是等到公司有一定的權責分工、以及基礎重要系統都建置完成後才正式啟動導入會比較好。以嘉聯益來說,第一階段是先有 ERP,接下來慢慢佈建 MES、PLM…等管理系統,等這幾個部份都整合起來後,才納入 APS 先進規劃排程,這樣一步步規劃安排,除了同仁較能適應之外,執行端系統完備才能讓規劃端的系統更為水到渠成。

 Q:為何選擇系統廠商而非由資訊同仁自行開發?

  如果不同職序部門有需求時都個別擴充 ERP II系統,短期內資料量還不大時或許還堪用,但是隨著時間一年一年過去就會慢慢發現,不僅彼此間的整合有問題,可能也會局限未來的擴充延展性,嚴重者甚至會拖垮原本的 ERP系統,讓公司產生無法負荷的當機事件。因此「整合」的概念在系統建置上是非常重要的,我們不希望公司是東一個西一個「拼裝車」的系統模式,而是一個一體化的解決方案,用整體的架構每年逐步增加一些想法作精進,最後慢慢完善成我們想要的形態,這才是讓系統效益優化最好的方式。

Q:選擇與鼎新合作的源由?

自從二○○二年導入鼎新 ERP系統之後,至今也一起走過十多個年頭了,這十年過程中,從最開始的成本蒐集,到後面許多製程相關的ERP II系統串聯,系統早已連成一貫。持續與鼎新合作,可想而知在系統整合與於執行速度上一定會比較有效率。像當時要再新增一個 APS,勢必又要面臨「資料匯入整合」的問題,如果我們選擇其他廠商,最後在與 TIPTOP ERP 資料串接上一定也需要鼎新的支援才能完成,做一件事情卻要多方聯繫,與其這麼複雜,不如直接找原合作夥伴最快。而且以資訊部門的觀點,也會希望窗口越簡單越好,這樣在後續維護的人力、工時也會更單純一點。

另外,我們也看中了鼎新客製服務的這一端的能力,鼎新在客製化方面是比較具有彈性的,當我們內部有特殊需求時,顧問能專業的判斷優缺點與可能發生的問題,讓我們可以用不同角度評估取捨,規劃也得以更加完整。最後,再以使用者的角度來看,新系統介面與原本的是一致的,現在僅新增了幾個欄位、幾則訊息而已,同仁們覺得變動不大,用起來也會比較安心比較容易上手,相對的對於新系統導入排斥感也就降低了。

無論是從管理、系統流程、資訊、使用者各種面向分析,鼎新都是勝出的不二人選,因此最終選擇就是今日所看到的合作局面。

歷程-帶著期許勇往前進 用智慧來開拓視野克服困難

Q:建置 APS 前對系統有何期許?

APS 導入前,高階主管有給予我們三個清楚且明確的指示:
一、必須在公司訂單還未爆量前趕快佈建完成。
二、希望減低人力作業的需求,提昇人均產值。
三、讓公司更了解機台稼動率和產能缺口,必要時可快速配置好及時因應環境變化。
清楚而明確的三點目標,一直都是我們在建構系統時努力的方向,而目前檢視成果我們也都確實都有達成

Q:如何克服導入過程遭遇的難題?

無論是哪一套系統,最大的阻力永遠是「人」,特別是一些老幹部或直接作業員,他們對電腦熟悉度也不高,更會備感壓力,產生的抗拒也因而更大。

通常克服這一類問題,就是要傳達一個很簡單的概念:「讓產線人員感受到系統帶來的幫助是什麼」,因為人都是現實的,你要讓同仁感覺這套系統是專為他們而設計,而非是別單位的需求加諸在產線上的工作,用這樣的角度溝通才能確實達成效果。最明顯成功案例就是讓工作負擔降低:以往生管組長上班第一件事就是排排程,但是以前的人工排程,其實只是生管組長腦海中自己認為最順暢的排程,不一定可以滿足產出與達交這兩個目標,但現在系統導入之後,上班前系統都已自動排好了,產線只需按表執行,生管組長無論是在工作量、責任擔當上都減輕許多。而系統分擔掉的時間,人員也可轉換去進行更具意義的工作,提升公司的價值。

效益-從上到下從裡到外 系統成效有目共睹

Q:資訊化所帶來的效益有哪些?

系統效益可以區分成三個層次來看:
一、對公司的效益:交叉分析補足人工思考不足
APS 有個很大的優點,就是能全面突破人工思維的盲點。因系統會以多元面向思考計算產生最佳解,讓公司的生產管理效率有明顯的提升。

二、對部門的效益:流程標準化,溝通更順暢
APS 導入後,感受比較深刻的就是生管人員。所有資訊入系統,等於是讓生產時程有明確的標準答案,如果發生急單、插單的狀況,也可以很快拿出系統排程結果讓經營層做決策。透過 APS 來聚焦整合跨單位需求,比較客觀也可減少部門摩擦與爭執。

三、對個別同仁的效益:工作使命提升,內容更具意義
自從導入 APS 之後,系統可以用最快的速度模擬出來讓產線動工,僅留少數人員進行追蹤、執行、調整的工作,其餘同仁皆全部轉換成專案任務導向,與客戶、業務做更直接的應對,這是有了系統之後,我們在生管同仁上看到最大的改變。

Q:如何運用系統讓營運更有效率?

在機台固定情況下,如何將產線做最大層面的運用,是每家生產製造業所要追尋的目標。目前在 APS 的協助之下,產能有明顯的提升,對嘉聯益來說,如今系統已不只是系統,更是公司治理的好幫手。

分享-時間累積出的合作默契 酸甜苦辣你我一同走過

Q:導入過程中對資訊系統顧問最深刻的事件?

導入過程中一定會經歷請使用者改變既有習慣來配合系統的階段,這種悖離是必要的,但是也是最容易產生摩擦的時刻。記得公司導入系統初期,有位很令人印象深刻的顧問,當時常看到他在和使用者據理力爭,毫不畏懼得罪客戶。在我們資訊部門眼裡看來,我們覺得這才是一個顧問該扮演的角色,因為合理的事情就該堅持,否則一旦退讓,按照使用者想法做下去,也許後續會造成更大的錯誤與忙亂。

從這位顧問的身上,我們看到一位專業人士應有的態度,所以後來也常勉勵專案負責同仁:並不是使用者提出任何需求都要全盤接受,花點時間思考一下未來將造成什麼後果,產生什麼成本,才能避免將來後悔莫及呀!這位顧問的精神,對於開創公司新思維及實際輔導上都有蠻大的幫助。

Q:APS 導入成功心得?

一個系統要能成功,最重要的就是「上位老闆要推動,底下輔導員要協助,實際使用者要接受」這三項相輔相成才行,其中最困難的部份就是使用者,如果無法讓使用者配合,導入再貴再好的系統都沒有用,而讓使用者願意使用系統的關鍵做法,首先就是藉由持續的練習內化成自己的工作模式,然後不斷地給予訊息告知系統的好處,在這樣重複勾稽的過程中,無論是人員還是作業程序自然會達到一個穩定程度,也許剛開始達成率只有六成,但隨著時間推移,逐漸剩下來的都只是簡單人為疏失的部份,嘉聯益就是透過這樣的手法逐步進行改善。

未來-持續成長持續精進 設定下個成功里程碑

Q:未來希望精進哪部份資訊系統?

自二○○二年導入鼎新 ERP 系統之後,已經使用超過10年的時間了,現在正走到是否進行更新的階段,除了系統更新之外,配合嘉聯益少量多樣的開發模式,也希望未來能有圖像管理、指標管理…等類似BI的智慧型目視管理規劃系統,協助公司快速檢視、自動解析異常問題,以便即時處理往下個里程碑邁進。