全貿實業─有效提升產品交期 提高客戶滿意度

我們需要一套完善的IT方案,降低人力錯誤的機率及工作的重工,真正做到內部流程的透明化-全貿實業總經理 黃永進先生。

2014年全貿實業將此重責大任交給鼎新,雙方合作一步一步不只追求系統上線,更追求卓越。以最及時的庫存資訊,更完整的歷史資訊,較精準的成本資訊回應競爭市場!

面對世界各國強大的競爭對手,全貿如何在五金工具出口商一枝獨秀

全貿實業股份有限公司(以下簡稱全貿)成立於1985年,一直以出口業務為主,目前是中華民國出口貿易績優廠商之一。主要專注於專業手工具和汽修設備的設計、製造及商品物流。全貿與眾多優良製造商及全球優秀人才建立良好的合作夥伴關係,期待提供客戶最佳的貨品與服務。全球市場正處於快速變遷的時代,透過三十多年的經驗累積,全貿團隊背後有產品精良的供應商且有迅速與準確的服務來滿足客戶的各項需求,以幫助客戶及時回應市場的各種變化並取得領先地位。

管理挑戰

  • 為回應客戶多變的需求,衍伸多樣的組拆、委外行為,導致庫存與單位成本無法確實呈現。
  • 外部憑證、報表與帳務系統雙系統並行,使人員重工。
  • 集團內部交易往返相同資訊重複作業,造成無法避免的錯誤風險。
  • 舊資訊供應商無專屬顧問協助產出財務報表,使財務人員花許多時間找問題以回應會計師。
  • 企業規模快速成長,人力紙本管理無法滿足管理現況,多項工作流程串連困難。

導入效益

  • 上線6個月,庫存準確性與成本準確性得到各單位肯定
  • 整合過去兩套系統功能於一套系統 完整蒐集各種資訊,降低重工與錯誤!
  • 集團間交易單據系統自動產生,降低錯誤與人力,減少審核時間成本!
  • 各系統、模組皆有專屬的專業顧問,協助系統資訊導入,調整流程與財報顯示方式以因應主管與會計師要求!
  • 系統上線後由鼎新小管家產出之上線狀況,客觀、透明的顯示人員維護系統狀況!並反映內部如逾期進貨、交貨的明細資訊。
  • EasyFlow表單送簽核,表單填表人員及簽核人員可以立即追蹤流程進度。
  • 資訊傳遞更加精準,確保產品品質,若有逾時簽核情況,系統會自動警告提醒。

不只提供準確資訊,而是提供完整的流程方案

全貿公司由於帳務需求,雙系統並行,且過去的資訊系統存在庫存準確之議題,選擇鼎新電腦合作並解決IT難題。

過程中跟著鼎新團隊一步一步由了解現況以及使用者期待,差異分析與調整,到流程輔導上線,協助帳務與報表產出。了解鼎新電腦不只是提供準確的帳務處理,而是協助調整作業方式,力求精進管理與SOP的正確。

「如果我們以前的方式是錯的,那就一併把SOP導為正確的」-財務主管Shadow。

鼎新專業的團隊配合系統的支援,協助發展更完整的售價審核機制,內部交易價格管理機制,降低管理階層審核的成本。調整委外流程與BOM架階方式,使庫存正確,權責更有效的歸屬。顧問團隊並根據多年輔導之經驗提供正確的結帳程序方式,稽核使用的管理報表,讓財務人員對系統內之資訊的完整與正確更有信心。過去,前後端人員花費高昂的時間成本做前端利潤分析,後端報表產出;但更花時間成本的是「稽核」,單價是否確實? 庫存是否確實? 成本為何偏高或偏低? Shadow表示:人工作業一定會有遺漏,新系統上線後的數字可由不同模組勾稽值得我信任。

除正確與完整資訊的顯示,過去作業程序各職能有許多模糊的地帶,藉由流程的調整與導正,後端單位不再需要往前處理與協助確認前端的作業。

再者,隨著越來越多變的客戶需求,全貿使用兩套系統來會應內部與外部的需要,一套系統維護產品相關資訊並產出對外的憑證以快速彈性的回應外部,一套協助記錄庫存與處理帳務以協助內部報表產出,員工須使用兩個系統查找資訊,才能應付內外部需求;鼎新電腦除提供完整IT方案並提供客製化協助,取代過去須使用兩套資訊系統才能整合的資訊。力求完整取代多系統並行使用。

完整配套機制,創造ERP附加價值

系統上線後,鼎新團隊從不鬆懈,除協助排除ERP上線後的各種議題,並有專門團隊協助監控資訊系統的使用情況:是否有單據輸入的不及時? 是否有重要相關權限未嚴格控管? 並可看到全貿在資訊管理上面的進步與高階主管的認同與支持。未來,鼎新電腦亦會協助高階管理,不論是協助內部監控方面:提醒逾期的採購進貨、尚未處理的請購需求,是否有單價前後的不一致,早一步在主管稽核前發現問題亦會跟隨客戶進步與規模的發展一同成長,創造雙贏!

EasyFlow提升核決時效,輔助企業流程落實內稽內控

透過EasyFlow電子簽核,不僅能將公司的流程標準定義在系統中,達到流程標準化之外,關卡間的責任歸屬也更清楚明瞭,提升所有同仁的工作效率,和提高管理與稽核效益;而且單據送簽後,同仁也不用擔心該如何追蹤,只要在EasyFlow電子簽核系統上都可以一目了然回報進度。無形間,對於公司內部同仁之間的溝通時間成本也大幅降低。

特別是開放使用了請假單,對於員工來說更大幅提高了便利性,因為電子填單Mail就可以通知到主管,主管也可以透過Mail迅速得知訊息,用電子簽核回覆迅速,如此順暢的溝通管道減少同事間的隔閡,也增進企業主和員工間的情感。但對於有同仁反應單據核准後無法修改,IT必須進後台去調整之事,顧問也建議為落實內稽內控,核准後的單據本來就不能任意修改,若需要調整,可以透過系統內的表單設計精靈自行開發適合單據(例如:銷假單或資訊服務單),透過表單流程來記錄異動的歷程。

持續改善內部流程,E化之路永無止盡

全貿公司目前已完成WF ERP、EasyFlow、Smart人事系統上線,後續財務、管理部將繼續協同規劃資訊管理,能讓高階主管自行定義所需報表格式,有效進行資訊決策分析。

鼎新顧問建議後續可將其他日常管理或異常管理相關表單應用於系統中,也可運用BI(商業智慧管理)統計分析資料,選取關鍵管理欄位等資料作為分析來源,讓管理者能夠即時掌握資訊;成為內部流程檢討會議或進行最佳決策之依據;洞悉管理問題瓶頸,調整內部作業流程,朝深度使用方向進行。全貿黃總經理表示未來將繼續朝向企業資訊化,提升企業競爭力,並與鼎新一同成長。

為持續精進優化管理流程,鼎新顧問建議後續朝深度使用方向進行; 全貿表示未來將繼續朝向企業資訊化,與鼎新一同成長。 〈感謝全貿實業 黃永進總經理理(中)、陳威鳴MIS資訊主管(右一)接受鼎新專訪 鼎新電腦團隊(左二)劉雨婷專案經理、(右二)許詩婕ERP顧問師、(左一)黃麗玲增值部顧問師〉
為持續精進優化管理流程,鼎新顧問建議後續朝深度使用方向進行;
全貿表示未來將繼續朝向企業資訊化,與鼎新一同成長。
〈感謝全貿實業 黃永進總經理(中)、陳威鳴MIS資訊主管(右一)接受鼎新專訪
鼎新電腦團隊(左二)劉雨婷專案經理、(右二)許詩婕ERP顧問師、(左一)黃麗玲增值部顧問師〉