全球員工超過五萬人 安天德百電 開啟HR資訊化新里程成為人資得力助手 | 企業通

全球員工超過五萬人 安天德百電 開啟HR資訊化新里程成為人資得力助手

撰稿/謝惠珺

安天德非常重視員工,不但擁有寬敞的開放式辦公室,提供自主開放的工作環境,牆面更放上每一位員工的寶寶照片,有種溫馨如家的感覺!

安天德百電股份有限公司,位在高雄前鎮工業區內,進入公司映入眼簾的是富質感的休憩用高腳桌椅,進一步踏進辦公空間,則是寬敞的開放式辦公室,輔導所在的會議室中,還裝飾著員工寶寶的照片,馬上可以感覺安天德提供的是重視員工、自主開放的工作環境。

安天德(ITW Electronic Business Asia Co., Ltd.)是專業在微動開關行業、螺絲業、扣具、連接器的製造服務商,成立於西元1970年並擁有超過46年的按鈕開關、防水按鈕開關、金屬開關、按鍵開關、觸碰感應型開關、微動開關、極限開關、指撥開關、旋轉開關製造經驗,為美國Illinois Tool Works Inc. 100%投資之子公司,總公司為美國上市公司,擁有一百年以上歷史,員工人數達五萬人以上,年營業額140億美金,為美國財星雜誌排名之前200大企業。而安天德已使用鼎新ERP系統多年,是鼎新的老朋友,由於公司持續擴張,人員日益增加,以原有人工方式支援人事作業逐漸達到臨界點,因此決定開啟HR資訊化的新里程。

平台整合與資訊化串聯,強化人力資源管理

「原本各項資訊的平台不統一,都要花費大量時間人工作業,非常無效率又偶爾會發生薪資計算錯誤。」回憶起專案啟動前對於財務長與管理部經理的現況訪談,經理提及原有的作業流程須人工比對刷卡數據、檢核線上請假平台資訊、統整與核對紙本加班單、再逐筆人工輸入薪資計算系統中,亦即刷卡、請假、加班、薪資計算平台各自獨立,導致人工重覆作業,徒增許多負擔,是最希望被改善的問題點。

而透過鼎新HR系統的導入,現在不僅是作業面對於薪資計算所需的刷卡、請假、加班皆於統一平台作業、自動串聯,輕鬆因應法令要求員工資料保存五年的規定,甚至在管理面也可以使用系統維護員工各項資訊,例如培訓經歷、考核結果等,在資料使用與人力資源管理上,提供清楚且大量的數據與便利的查詢,也能作為公司對於人才分析與利用的穩固基礎。

制度建立,員工自主管理

本次推展的HR系統導入,也搭配了ESS線上簽核平台,能夠讓員工線上進行請假、加班、補刷卡的申請、以及主管線上簽核,節省紙張使用,並且使主管與員工可自行於平台中查詢出缺勤紀錄,再搭配每日發送出勤異常資訊的Mail警示提醒,培養員工出勤意識,落實員工自主管理,減少人資作業負擔。推行一段時間後即可開始發現員工的出缺勤異常減少了、也因此更加提升了人力安排與管理的效率。

再者,因應本次線上表單的推行,財務長與經理從制度面著手,改善原有作業流程上的缺失,將原本加班事後提報、且無嚴謹檢核的作業模式,調整加班申請制,須事先申請,並透過系統自動檢核刷卡數據,有確實出勤者才核給加班,不僅自動化效率提升、資訊更加精確,也因為事先申請,主管更能夠有效掌握員工出勤與加班安排,在作業面與管理面皆有效的改善與優化。

經過系統導入階段的努力,考勤作業流程改善如下圖:

自動化作業、特休計算,大幅提升作業效率

「系統自動點名,節省人工核對考勤的時間!」HR系統的自動化,也幫了經理很大的忙。系統可設定時間排程,每日自動執行”點名”作業,且搭配每日異常警示,員工將會自行針對異常進行確認與補單,即可輕鬆省略導入前人工逐筆確認的作業時間。

另外,關於特休制度,因應安天德外商的背景,員工有台籍、陸籍、美籍、人力派遣等員工類別,特休給予的方式皆不相同,並且安天德本著重視員工的經營理念,公司還另給予優於法令的特休額度,如此複雜的特休給假模式,讓每年度計算特休額度、以及員工離職或年度終結時的特休未休薪資結算,都是一個頭痛的過程,也是讓經理頗為擔心的一塊。但系統可設定不同的給假天數與制度、針對員工個人進行配置,每年底一鍵計算出明年全年度的給假額度;員工離職或年度終結時,就算採用個人週期制,每位員工的周期都不同,也可透過系統自動帶出須結算數據,於是公司的特殊規則再也不需擔心,特休假一律交由系統自動計算與卡控,並且針對新法令的規定,系統亦可快速進行相關因應,避免人工作業時的遺漏與錯誤,也是一大改善重點。

接著,關於薪資計算,經理也提出了許多優化的效益,例如部份變動薪資項目可以整批快速導入、操作簡單便利;因應考勤與薪資連結,也大幅降低人為薪資計算錯誤;薪資計算後,薪資明細表可透過Email自動加密發送等,每項都是使HR系統成為人力資源運作得力助手的關鍵!

上線前後效益比對表

資訊化推展,強化人力資源管理

專案導入的成功,除了工具的重要性,當然還需人員的配合與制度的建立。導入期間,財務長與經理針對制度的檢討與建立、以及高度的配合,都是導入的重要成功關鍵,也成就了順利的專案推展,與成功的結果。

 

 

總結安天的導入專案,系統導入效益總結如下:

  1. 平台統合,資訊完整且透明,易於管理與查詢。
  2. 制度建立,落實員工自主管理意識,提供管理效率。
  3. 自動化考勤與薪資作業流程,大幅提升作業效率,並降低錯誤率。

透過上述導入效益,產線主管可以更輕鬆的掌握人力,並且人資將可更加進階,將時間花費於更有價值的人才管理議題,協助企業向下扎根,穩固基礎資訊;並向上提升,強化人力資源管理,往更高的企業經營目標邁進!