伍全企業與供應商比翼齊飛,小零件創造大價值

文/劉禾鍹

西元一九八七年,伍全企業股份有限公司以桃園中壢工業區為起點,陳協發總經理帶領伍全展開屹今即將邁入三十年的扉頁。一掃對模具標準、機械標準零件的冰冷感,伍全企業是個有溫度的企業,綠意從大門延伸進辦公室,隨處可見植物擺飾,十分療癒溫馨。

~伍全企業小檔案~

· 公司名稱:伍全企業股份有限公司

· 創立時間:西元1987年

· 產業類別:機械器具批發業

· 主要產品與服務:標準模具、機械零件:製造、進口、出口、經銷

· 總公司:桃園市中壢工業區新北園路20號

· 電話:(03) 452-7557

· 公司網址:http://www.tohatsu.com.tw/

伍全企業股份有限公司

 

伍全自一九八七年創立桃園總公司,陸續在台北、高雄、台中、台南成立分公司,二○○二年成立深圳經銷商後正式跨足兩岸,至今在中國大陸已有十一個經銷商,相當具規模。伍全主要從事模具與機械標準零件的設計、製造與銷售,除自有產品外也代理日本、德國、瑞士、義大利、美國等優質標準零件,目前已擁有超過六萬個以上的標準零件庫存,深得客戶的信賴與肯定。

 

從代理國外精密模具零件起家 醞釀自有品牌TOHATSU

民國六、七十年的台灣模具業正蓬勃發展,當時日、美等外商企業紛紛來台投資製造工廠,而台灣當時的模具仍屬中低階,高端的模具需要高精密的零件支援,陳協發總經理即陸續代理日本、瑞士、美國、德國等業界的高精密優良產品,引進並提高台灣的模具精密度和生產效率的提升。

伍全企業在陳協發總經理帶領下,多年來建立厚實根基,創立TOHATSU品牌,受到業界一致好評。

「別人的工廠都像是我的工廠。」 陳協發總經理談起伍全企業的開始是從代理為主,衡量開設工廠需投入上千萬的資金,包含購買精密的檢驗儀器與製造模具的設備和精密沖床等花費。對白手起家的陳總來說,剛開始選擇代理產品可減輕經濟壓力,同時還可培養企業自身的研發能力。一九八三-一九八四年開始伍全在台灣跟中國大陸申請登錄品牌TOHATSU,陳總表示:「很早我就認為要走自己品牌的路線,做了生意以後發現品牌的價值是很重要的,因此我登錄自己的LOGO,朝自有品牌方向發展。」

二十九年來伍全穩紮穩打,唯二○○八年金融海嘯,當時的台灣企業無論模具界或機械業都是辛苦的低潮,伍全業績大幅下降約三十五%,然而這段黑暗期對伍全卻是沉潛的時機,全力投入研發開發新產品,當時這些自主研發產品在這幾年的營業額比、獲利比都有相當亮眼的成績,伍全企業用行動證明危機就是轉機。

 

工業4.0因應之道:天下武功唯快不破

進入工業4.0時代,少量多樣與客制化的趨勢下,伍全也有自己的因應之道。陳總經理在營運方面首要培養供應商,開發各種不同領域的專業供應鏈,運用術業有專攻的概念,將主要供應商依據各自專業強項再做細分,使價格具有競爭力,交期又可縮短。

第二,針對少量多樣客製化的需求,伍全陸續將圖面轉為數字化,在收到訂單後只要將圖片編號傳給供應商,即可找到報價,省去原本需耗費二到四天的製圖、詢價、估價時間,提升效率。伍全總經理室陳威廷特助也引用電影功夫中「天下武功、唯快不破」名句說道:「重點就是要快,尤其面對工業4.0,若比別人慢就喪失了商機,大家品質都可以精進,但在流程簡化與時效提升方面,就是各憑本事了。

 

著重危機控管能力 倚靠軟體經營後勤團隊支援

伍全從原本的兩個人慢慢發展至二十人時,初期軟體是使用小型軟體商來服務,直到一九九七~一九九九年間公司營運規模壯大,對軟體商的要求除了軟體功能,還須具有危機控管的能力,因此陳總希望藉由相對正統的軟體,來提升

陳威廷總經理特助期望藉由一套強而有力的系統做輔助,兼顧交期需求與供應商生產找到庫存數量之間的平衡點。

公司整體化管理的能力,包括採購、會計…等各方面的表單,因此促成伍全與鼎新電腦合作的開端。

 

陳特助表示:「在選擇ERP資訊廠商的合作上,我覺得最重要的關鍵點在於經營團隊與後勤。考量後續的維護與未來的服務,我們需要一個有經驗的經營團隊跟顧問群來協助我們。」

伍全目前的庫存品項,包含機械與模具的標準零件等已超過六萬個,一直以來致力於提供客戶一站式的購物服務並快速發貨,伍全在庫存管理上投注相當大的心力。自二○○○年開始導入鼎新Smart ERP,透過最低安全庫存與動態安全庫存管理,兼顧交期需求與供應商生產狀況,在提供客戶即時性服務的同時,找到庫存數量之間的平衡點。

 

升級TIPTOP集團化管理 流程透明又即時

過去伍全由五套Smart ERP管理台灣各分公司,隨著據點跨足兩岸,因此希望透過系統作集團化統一管理。陳特助認為,導入鼎新TIPTOP GP ERP無縫接軌升級,即可有效幫助流程更透明化、即時化,讓管理者更輕鬆掌握進銷存即時性庫存與財務會計帳務的準確性,沒有兩套併行狀況發生。另外TIPTOP GP也有提供原始碼可做修改與設計外掛程式,滿足了未來對ERP擴充性的考量。

 

主管為原點 各部門為線 種子成員構成面 啟動改革

要導入新的產品、政策、尤其軟體,難免受到反對與阻力,尤其面對年資超過十五年的員工曾經歷DOS版ERP,在二○○○年導入Smart ERP後大約有一年期間是兩套併行,因此在二○一四年導入TIPTOP時,自然會擔心又會有兩套併行的狀況發生。

資訊室許昭祥經理擔任導入TIPTOP系統最大推手,兼顧公司既有作業與配合系統流程,做為鼎新與伍全溝通的橋梁。

「瓶頸都發生在瓶子的頂端。」陳總經理在面對員工的反彈時說:「要破除瓶頸,最重要的是各部門的主管,先讓主管接受導入新系統是公司未來發展很重要的一步,改革也是勢在必行。」當主管們有共識後伍全透過分組培養種子成員做教育訓練,循序漸進地推進。」

這次主導TIPTOP系統專案的負責人-資訊室許昭祥經理最常遇到同仁反映過去SmartERP因適合中小型企業,流程關卡較少,相對新系統升級後流程關卡增多且嚴謹的困擾,對同仁來說負擔加重,為此伍全每週都會開檢討會議,同時與鼎新顧問群討論檢視問題,其共同的目標就是在不違背原本系統的架構下,盡量將流程再做簡化、優化甚至減少。另外在流程關卡的歸屬問題,也需要做跨部門溝通協調,全面都要做了解和調整,一步步貫徹達到系統轉換升級的目的。

系統導入成功於否,往往決定於高層主管支持、專案負責人對於現有作業流程與新系統差異了解、員工參與配合程度及ERP廠商專業度與後勤支援等幾個面向組成,許經理認為導入成功的關鍵之一「高層主管百分之百支持」,是這次導入成功的一項重要因素,就如同蓋房子一般給予很穩固的地基,讓房子後續建設非常安穩、放心。

公司在導入期間不斷關心員工導入的狀況,並且經常給予員工正向鼓勵打氣,穩定員工情緒、提高信心,並且在系統正式上線後提撥上線獎金體恤人員辛勞,用正向鼓勵的方式促進導入更順利。而導入的過程,許經理覺得花費最多心力的還是在人員的溝通上,因假使在溝通中間出現認知錯誤,往往就可能因此而造成導入失敗的慘狀。「導入系統壓力很大,不管是人力、心力或費用、時間,最重要的是全體同仁的配合,這一切只有堅持吧!堅持系統的導入對公司未來將帶來多大的益處,不要放棄就能享受成功的果實。」

 

TIPTOP單據勾稽清楚 營業、財務、管理、執行面面俱到

升級TIPTOP後為伍全帶來的效益,以下概分為四個面向做說明:

  • 營業面:因有效提高庫存的準確性與報表的即時性,提升客戶服務效率和品質。
  • 財務面:每道控卡與成本計算更精準嚴謹,財務結帳時可降低帳務不平的現象發生。
  • 管理面:統一的管理系統讓集團資訊即時並準確的呈現,管理者可更早發現異常並立即處理。另外銷售量的統計與庫存周轉率可協助伍全獲得合理的庫存值,意即在客戶交期、供應商面向、還有庫存都能取得平衡,任何時刻想要看進、銷、存都是相當準確且即時的,幫助管理者更容易做市場判斷和決策分析。
  • 執行面:前後單據勾稽清楚,可有效減少對帳與統整的問題。另外,系統查詢歷史資料便利快速取代人工紙本作業查找。

 

與供應商分享EC導入效益 提升e化程度共同成長

目前伍全的供應商多達兩百多家,過去處理訂單時,採購人員需透過電話、Email、傳真等傳統方式確認訂單、詢價、等待供應商回覆交期…等,如此溝通往返約需耗費兩到三天,甚至更久。今年三月伍全開始嘗試供應鏈管理,陳總說:「透過EC(協同商務供應鏈)平台,可以讓訂單資訊及時化,效率也提高了。」現在廠商在EC收到訂單後可立即回覆出貨資訊,減少因人為錯誤造成的糾紛。

廠商透過EC下載出貨單,隨貨寄給收料人員,透過掃描出貨單的條碼即可對應到採購單中的品號做收貨,對照過去在搜尋單據所耗費的時間成本約減時五十%以上。目前已有部份供應商可利用系統標準包裝貼產品出貨標籤,商品送到廠區後即可以利用條碼讓品管人員快速找到單據,做入庫、入帳,再由倉儲人員快速歸位,整套流程估計省三十五%的作業時間,終極目標是以今天進貨、今天發貨這樣的速度邁進。

然而因各供應商e化程度不一,約有四分之三的供應商因初次接觸系統或是因工廠規模較小,認為導入EC是浪費不必要的資源與人力,對此,伍全只能一一耐心地對廠商解釋目的與效益,也與之分享成功導入的廠商經驗,期望藉由EC提升供應商的e化程度,提升競爭力,與他們一起成長。陳總認為透過EC平台,供應商可節省人工輸入造成的缺失,也可加快作業速度,對他們一定會有幫助。

 

培養台灣產業人才 繼續創造更精彩的三十年

為了讓產品更多元化,且可滿足台灣工廠一次性購足的想法,伍全在三、四年前便有醞釀電子商務平台-伍全工業購的程式開發,預計十月份將會開始運作,也有計畫將產品擴大到五百萬種或上千萬種的規模,也期望透過這種模式,幫助台灣中小企業將產品可以推銷到國外。

伍全的下一步除了供應商管理再升級,提升交期效率外,很重要的是合理的庫存值,陳特助認為鼎新的BI(商業智慧)能夠支援日常銷售上的統計數據、庫存周轉率還有客戶交期需求、供應商生產日跟Lead Time、安全庫存設定值,在這之間取得一個平衡點,陳特助說:「每一間公司最重視的就是如何提高營業額還有利潤,BI就是很好的工具,包含客戶的屬性分析、新產品的銷售分析、還有新客戶的分析、產品毛利率的組合分析…等,都可供決策者作綜合性的評估。」

今年伍全即將是邁入三十周年,未來發展計畫中,陳總希望培養台灣更多更好的產業供應鏈,貢獻企業的一己之力,甚至帶領伍全往越南、泰國、印尼等地擴大發展,而人才一直是陳總心裡最重是的一環,繼續憑著專業和追求卓越的精神,以厚實的技術不斷研發新產品和提供創新服務給更多客戶,在業界再繼續創造更精彩的三十年。

感謝伍全企業接受專訪,左起鼎新電腦市場活動部張吟綺、蘇昱彰顧問師、伍全企業市場開發 周正倫經理、陳威廷 總經理特助、陳協發 總經理、許昭祥 資訊經理、鼎新電腦T製造事業部 張獻章經理、魏癸雲系統規劃師。

 

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