人資別碳了!上福全球科技 超過500人薪資、獎金、勞健保、加班費一人輕鬆搞定

撰稿/劉禾鍹

文件送印卻不見出紙,走近印表機才看到螢幕上大大寫著:「請更換碳粉匣」,這可是上班族經常遇到的窘況,碳粉耗材在我們生活中雖不算最重要,但少了它卻是帶來諸多不便的狠角色,今天我們走進上福全球科技,這個主要從事雷射印表機與影印機耗材之研發製造領導廠商,一窺人力資源系統與資訊端e化過程的挑戰與因應。

多項專利的技術優勢 自創品牌GPI行銷全球

上福全球科技股份有限公司成立於西元1978年,主要從事雷射印表機與影印機耗材之研發製造,是國內唯一具備碳粉匣及OPC感光鼓精密齒輪研發設計能力的廠商,並以自創品牌” GPI “行銷全球。

目前上福有超過千種不同的產品,包括多功能數位印表機碳粉匣、雷射印表機碳粉匣、影印機碳粉匣及感光鼓精密齒輪四大類。多樣化且品質穩定的產品線,不但讓顧客方便一次購足,更使上福成為全球市場影印機、雷射印表機及多功能數位印表機的空碳粉匣、配件及感光鼓齒輪的領導廠商之一。

在全球進入E化的時代,鼎新電腦自1999年起有幸與上福展開合作關係,至今約18年的歷程,也見證上福的日益壯大的規模與發展潛力。

「我要打500個!」薪資、獎金、勞健保、加班費全靠一人計算

上福最初的對HR系統上,主要困擾在於二代健保與新法一例一休的推動帶來的衝擊、以及公司人員加班狀況頻繁,申請加班費問題也讓薪資獎金的計算更加複雜,然而攸關薪資保密考量,全公司近540人的薪資、勞健保與加班費…等繁瑣的計算,全落在人資專員—蔡幸芬小姐的身上,為了減輕幸芬在人工計算與校對的作業程序,李俊瑩經理也想到希望藉著資訊系統的升級來提昇效率。

李俊瑩經理是這次更換系統的主導者,李經理表示因原本系統年代已久缺乏彈性,有許多程式都要另外請資訊單位人員調整修改,例如轉帳時,當遇到有的人需要轉到兩個帳戶,舊系統就需要每次手動輸入,人工輸入就會擔心有錯,又需要一再的確認,動作就會比較慢,但新系統是可以直接調整參數,例如獎金計算、以及針對二代健保、加班時數計算方式,增加許多便利性。

配合法令更換系統  因應準備一次到位

雖然上福原本就已使用鼎新的HR系統多年,然而因新舊版本的差異以及面對來的又快又急的一例一休新制,上福藉此機會做了系統的升級,與舊系統做串接,對未來後續完整的系統建置也可更順利。

上福全球科技 資部部門 陳明宏高專

資訊部門的陳明宏高專說:「原本的舊系統雖然使用得很習慣,但當政府法令一直公告調整的情況下仍顯得不夠完整,就需要客製化,且版更的程度也有限,另外在人事薪資、考勤、勞健保(仍用Excel或Word人工資料維護)、培訓(ISO),還有加班、班別、離退管理等公式都要花很多時間修改維護,在盤點我們現行的情況與作業模式後,認為還是需要做系統升級才能做到以上內容。」

上福全球科技 李俊瑩經理

李俊瑩經理也評估未來資訊系統模組的整合與相容性,故仍繼續選擇鼎新的HRM系統。

新的系統的架構、介面與舊系統差異很大,功能上做了提昇但也相對複雜,這讓主要使用人幸芬感到十分緊張:「新系統比較嚴謹,項目分得很細,剛開始用的時候很怕一個細節沒注意,會造成新資結算錯誤被同仁投訴。現在用了幾個月已經很熟悉,很多項目都可由系統算出,減少人工計算的錯誤發生。」

系統升級提升人力資源管理綜效

在加班費計算方面,幸芬說:「雖然公司上下班採電子刷卡,但遇到加班情況就要填寫加班單,早期是由我一個人一筆一筆打,現在雖然有分散給各部門的窗口打,但仍須透過EXCEL彙整;另外在計算獎金時,也是由我逐筆登錄,打完之後還需要反覆核對數字,通常作業時間大概需要半天以上。」在系統升級之後,加班單則是由各單位窗口權限設定好,自己把實數key-in進去,我們這例只要做最後的核對,這樣就可以了

導入新系統後,對各部門來講會節省很多時間,尤其是現場人員約200多個,都是由窗口去登入的,現在都不用一筆一筆去登入,他們只要把excel表寄給我,再由我去批量匯入就可以完成。

另外還有一個讓幸芬很苦惱的,就是電子薪資條的問題,過去電子薪資條只能用一個特定軟體開啟,但公司只有一半的人可使用公司電腦下載程式來開啟,未配電腦的現場人員用手機就無法開啟,因此幸芬必須列印紙本薪資條,透過緩慢的矩陣式列印機列印後,再裁切、裝袋、發送等作業流程,真的需要耗費很多時間。

在使用了新系統後,只要配有智慧型手機的同仁均可輕鬆讀取各人薪資條,僅即少數人需列印紙本,現在全公司的薪資條發送也從過去的四小時,節省到約7分鐘就可以處理完畢。

強化培訓模組 奠定教育訓練根基

重視同仁教育訓練的李經理,對系統可給予的協助也有一些想法與建議,因上福目前的參訓紀錄尚未系統化,而仍採用excel紀錄,李經理期望可利用新系統將每位人員的教育訓練歷程做紀錄,如刷條碼的方式匯進系統方便管理,將可節省很多人工登打時間;

另一方面,除了現在以工做教導為主的培訓外,還希望增加內訓或外訓的課程,系統方面可增加部門主管的權限,由他們在第一時間掌握每位同仁的教育訓練程度,讓人事培訓的模組使用的淋漓盡淨,這部分也期待未來可與鼎新共同討論實現之。