【台灣能美】防災事業先鋒者!借力使力 提升財務管理效率

作者/高偉淳

世界消防設備第一大廠

日本能美防災株式會社(以下簡稱為 日本能美)創立於1916年,自1991年掛牌上市至今,在日本國內消防設備市場上的佔有率,始終保持領先的地位。

能美長年專注於研究、實驗、開發、設計、生產、施工、維修之一貫作業,提供火警警報、防火、防排煙、水滅火、氣體滅火…等服務;

除結合新穎成套系統於一般及大型建築物,並將開發設計的觸角延伸至船舶、飛機、隧道、化學工廠等特殊領域,是一個全方位的消防事業組織體,專業之規模堪稱世界消防設備第一大廠。

1981年1月,日本能美防災株式會社合資設立「台灣能美防災股份有限公司」(以下簡稱台灣能美)。

台灣能美秉持著總公司的經營精神,為讓顧客享有更安心的生活空間,引進日本總公司的新穎防災設備;並不時商請專業技術人員來台,在設備維修技術上給予協助、透過市場資訊交流更能貼近客戶需求,朝向「防災事業的先鋒者」的目標努力。

營業項目擴張 無法滿足現況

台灣能美廠務原本使用MS-OFFICES EXCEL試算表軟體做資訊管理,且過去財務系統前後端作業資訊由於未能串接,工作皆透過E-MAIL、電話聯繫或文件寄送方式聯繫處理,流程繁雜冗長作業時間較長。

某日,接收日本總公司要求,希望每月財務報表提前產出;再加上2015年產線功能調整,隨著可生產的產品種類範圍增加,所需統計收集的資訊更多,耗用之時間大於以往。

在此要求與瓶頸之下,台灣的現況若想要滿足總公司要求,簡直是天方夜譚。

台灣認為要改善此問題,勢必要借助外力,紓解內部作業、解決資訊不流通之問題、提升內部管理效率,如此,才是長久之計。

2014年台灣能美開始評估系統導入需求,除了與多家系統軟體廠商同時進行比較,甚至從同業或相關產業中打聽,認為具備豐富的製造行業知識與經驗優勢的夥伴,才能安心、更添信心。

齊力斷金 確保資訊串階順暢

與鼎新合作歷經專案準備期、導入期,到上線運用,可看到台灣能美每位員工,為求更快上手,毫不畏懼新事務,無不努力學習。

擔任專案PM/廠務生管高慧怡,展現專案控管與監督者之角色。專案PM兼廠務生管高慧怡表示:「導入後,資訊即時獲取讓許多作業更為便捷;人員不需要重複做相同的事情,免除同時維護多個檔案之作業處理,人員作業效率提升,且也更能確保資料之正確性。」

輔導期間不僅安排同仁教育訓練,並不時監督專案進度,親自檢視系統中的每個作業環節,發現異常才能立即與當職者溝通反饋,適時加強說明及訓練。

台灣能美財務曾湙琁,針對前端拋轉到財務系統之資訊加以把關,確認前後資訊流之串階順暢。

高慧怡、曾湙琁以及其他所有的內部成員,都以達成系統之效益目標而努力不懈,加上高階主管對專案的支持與信心,更是專案成功上線不可或缺的重要因素。

提升管理價值 邁向永續經營

高慧怡表示:「自從導入系統後,資訊即時獲取,讓許多作業更為便捷;而且人員不再做重複的事情,檔案維護作業交給電腦,提升人均產值,也能確保資料之正確性。」

台灣能美穩紮穩打、一步一腳印,發揮團隊默契與精神,高度展現凝聚力!

本次專案最大的效益就是協助台灣能美「縮短月結時間」、「強化工廠作業管理」,資訊取得快速準確,協助內部做好管理;管理者快速取得營運資訊,強化決策能力,藉此擬訂延續改善之目標,提升管理精進效率。

未來,隨著經營規模擴大,資訊系統的運用層級將繼續往上延伸,系統報表的功能性與產出效率,成為不可忽視的重點之一。